Leitfaden: Wie lässt sich agiles Arbeiten in Agenturen umsetzen?

Warum ist agiles Projektmanagement für Agenturen wichtig?

Der Begriff der Agilität hat wegen seiner fast schon beliebigen Verwendung zwar ein wenig an Bedeutung eingebüßt, dennoch sollten sich Agenturen mit der ursprünglichen Intention und den damit verbundenen Möglichkeiten für eine digitale Agentur auseinandersetzen. Zu den Vorteilen gehören beispielsweise:

• Flexible, maximal anpassungsfähige Herangehensweise an Projektplanung und -umsetzung
• Ergebnisorientierung im Sinne der Kundenzufriedenheit
• Zeitersparnis und mehr Kapazitäten für parallel laufende Projekte
• Qualitative Verbesserung der Arbeit
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit dank eigener Entscheidungsgewalt und Selbstverwaltung
• Geringer Aufwand zur Projektleitung und Mitarbeiterbetreuung
• Umsatzsteigerung

Was braucht es, damit die Umsetzung agilen Arbeitens funktioniert?

Die Liste möglicher Vorteile klingt vielversprechend und in der Tat kann agiles Arbeiten zahlreiche positive Effekte mit sich bringen, wenn es konsequent und ganzheitlich umgesetzt wird. Dennoch scheitern viele Agenturen und auch Unternehmen an der Transformation hin zur Agilität. Das liegt vor allem an diesen Faktoren:

• Zu wenig Mut für Veränderung
• Fehlende Auseinandersetzung mit der Bedeutung agiler Werte und Prinzipien
• Zu wenig Eigeninitiative bei der Erarbeitung individuell passender agiler Arbeitsweisen
• Zu wenig Geduld
• Zu wenig Konsequenz in der Erprobung der Maßnahmen
• Mangelnder Konsens im Team, ob der Wandel wirklich gewollt ist

In manchen Agenturen besteht trotz gegenteiliger Außenkommunikation keine wirkliche Offenheit gegenüber modernen Arbeitsweisen und ein Abschied von hierarchischen Strukturen ist häufig noch nicht erfolgt. Zusätzlich mangelt es häufig an Zeit, gegenseitigem Vertrauen und offener Fehlerkultur. Kommen diese Faktoren zusammen, ist die erfolgreiche Umsetzung agilen Arbeitens von vornherein zum Scheitern verurteilt.

Ein Sprint und ein Kanban-Board sind nicht agiles Arbeiten!

Wenn man die längst zu Buzzwords gewordenen Begriffe „agiles Arbeiten“ oder „agiles Projektmanagement“ hört, schießen sofort Assoziationen wie „Kanban“ oder „Scrum“ ins Gedächtnis. Gerade Scrum wird oft fälschlicherweise als relativ einfach zu implementierende agile Methode angepriesen.

Scrum und agiles Arbeiten gleichzusetzen ist allerdings ein fataler Fehler. Scrum ist ein Ansatz, ein Framework, das bestimmte Regeln, Arbeitsabläufe und Rollen vorgibt. Agilität hingegen bedeutet weit mehr als das – es handelt sich um eine umfassende Kultur oder Denkweise, die es im Unternehmen langfristig zu integrieren gilt. Scrum kann einem Unternehmen auf dem Weg zur agilen Transformation helfen, ist aber nicht selbst Merkmal von Agilität oder gar eine agile Methode.

Dass sich Scrum ausschließlich für Produkt- und Softwareentwicklungsprozesse anwenden ließe, stellt einen vielfach widerlegten Mythos dar. Längst findet es in anderen Bereichen, beispielsweise im Vertrieb, breite Anwendung. Dass Scrum sich jedoch auch ohne Weiteres für Agenturen eignet, lässt sich daraus nicht folgern.

Blaupause oder Cherry Picking – wie finde ich die Best Practices für agiles Arbeiten?

Da du dich bei der täglichen Agenturarbeit immer in externen Abhängigkeiten durch deine Kunden befindest, stößt Scrum mit seinen mehrwöchigen Sprints, die im Voraus zu planen sind, schnell an seine Grenzen. Zu viele Faktoren sind im Agenturgeschäft unberechenbar:

• Jederzeit kann es vorkommen, dass ein neues Projekt plötzlich und so schnell wie möglich parallel zu bereits laufenden Projekten untergebracht werden muss.
• Kunden ändern kurzfristig ihre Meinung und wünschen die Neubearbeitung, Nachbesserung oder Ausweitung des bereits als abgeschlossen betrachteten Auftrags, was Neuverhandlungen bedeutet.
• Kunden verzögern die Bereitstellung von wichtigen Informationen, etwa von Briefingunterlagen.
• Technische oder gesundheitliche Probleme auf Kundenseite verhindern zeitweise zwingend notwendige Absprachen, sodass sich das Projekt verzögert.

Scrum eignet sich vor allem wegen seiner Abhängigkeit von planbaren Sprints für die agile Arbeit in Agenturen nicht oder nur in modifizierter Form. Für diesen Aspekt bietet sich beispielsweise das stetig fließende Pull-Prinzip von Kanban eher an. Führt also ein Mix verschiedener Ansätze zum Ziel?

Beginne nicht bei Ansätzen und Methoden, sondern beim Fundament agilen Arbeitens

Die ernüchternde Antwort: Es ist egal, ob du Scrum oder auch einen Mix verschiedener Ansätze anwendest. Die Einführung von Methoden all dieser Ansätze bedeutet noch lange nicht, dass du die agile Agentur geschaffen hättest. Sich also zu Beginn in Scrum, Kanban und Co. einzugraben, Best Practices und Success Stories zu verschlingen und daraufhin anzufangen, sämtliche Prozesse auf Links zu drehen, ist definitiv der falsche Weg.

An Ansätzen, die du als agile Agentur verfolgen kannst, mangelt es in keinem Fall. Doch auch Ansätze wie Kanban oder Lean Thinking sind nicht als Blaupause zu verstehen, sondern erfordern kritische Auseinandersetzung und eine behutsame schrittweise Implementierung. Mehr noch: Nach Methoden und Best Practices für deinen Agenturalltag zu suchen, bedeutet, das Pferd von hinten aufzuzäumen. Das kann nicht funktionieren.

Kostenfreier Leitfaden: Der Weg führt nur über die Arbeits- und Denkkultur

Da es sich bei Agilität und agilem Arbeiten um eine Kultur und umfassende Denkweise handelt, ist es zunächst erforderlich, ein einheitliches Verständnis für Agilität in deiner Agentur zu schaffen und agile Werte und Prinzipien zu etablieren. Genau hier setzt unser Leitfaden für agiles Arbeiten in Agenturen an. Erfahre, wo du bei der Etablierung agilen Arbeitens ansetzen solltest und welche Werte und Prinzipien dem Begriff der Agilität Substanz verleihen, indem du dir unseren Leitfaden „Agiles Arbeiten in Agenturen“ kostenfrei herunterlädst.