Produktivitätskiller ade: 20 Tipps, wie du effiziente Meetings gestaltest

Meeting als Effizienzkiller

Das Ansinnen, Teamarbeit in den Mittelpunkt zu stellen, und ein Gefühl für gemeinschaftliche Ziele zu vermitteln, ist prinzipiell natürlich positiv. Auch der Wunsch, einen gemeinschaftlichen Konsens bei wichtigen Entscheidungen herzustellen, ist unbedingt zu begrüßen. Der herkömmliche Weg, dies im Rahmen von häufigen Meetings in verschiedenen personellen Zusammensetzungen zu erreichen, führt allerdings zu enormen Auswüchsen:

Das Problem ist also bekannt: Sowohl die Frequenz als auch die Effizienz von Meetings offenbaren in den meisten Unternehmen deutlichen Optimierungsbedarf. In der Theorie besteht der Sinn von Meetings darin, alle Teilnehmenden auf den aktuellen Wissenstand zu bringen und gemeinschaftlich richtungsweisende Entscheidungen zu treffen. Tatsächlich gelten sie aber meist als fruchtlose Produktivitätskiller und langweilige Zeitfresser – und das zu Recht.

Bekannt sind nämlich auch die folgenden drei Teilnehmer-Typen, die so etwas wie die natürlichen Feinde von effizienten Meetings sind:

• Zu selbstverliebten Monologen neigende Selbstdarsteller, die sich in den Vordergrund drängen möchten
• Völlig Passive, die hoffen, dass die lästige Pflichtübung schnell vorüber geht
• Diejenigen, die mit themenfernen Fragen und Einwürfen alles dafür tun, dass sich das Meeting so lange wie möglich hinzieht, sodass Ihnen andere Aufgaben erspart bleiben

Alle drei Typen tragen gleichermaßen ihren Teil dazu bei, dass ein Meeting für alle anderen unerträglich wird und die Ergebnisse überschaubar bleiben. Wie aber lassen sich effiziente Meetings gestalten? Bevor es an die Planung geht, solltest du dich zuerst fragen, ob ein Meeting unbedingt sein muss.

Ist überhaupt ein Meeting nötig?

Geht es nur darum, neueste Informationen zu einem Themengebiet weiterzugeben? Dann ist kein Meeting nötig, da der Input anderer Teilnehmer nicht gefragt ist. Auch eine subjektive Darstellung eines Themenaspekts durch einen Redner rechtfertigt nicht die Einberufung eines Meetings – selbst wenn es sich dabei um den Geschäftsführer handelt. Diese Inhalte sind besser in einer E-Mail oder gar einer Chat-Gruppennachricht aufgehoben, die den Rezipienten deutlich weniger Zeit stiehlt.

Meetings völlig zu verbannen und nur noch auf digitale Kommunikation zu setzen, ist natürlich auch keine Lösung. Physische Begegnung und fruchtbarer Austausch von Angesicht zu Angesicht sind im Kreativprozess und bei jeder vertrauensvollen Kooperation unerlässlich.

Wer nimmt teil?

#1 An einem Meeting sollten nur die Personen teilnehmen, die unmittelbar und aktiv etwas zum Thema beizutragen haben oder für die die im Meeting kommunizierten Neuigkeiten von Relevanz sind.

#2 Damit ein Meeting überhaupt zu produktiven Ergebnissen kommen kann, zu denen jeder Teilnehmende etwas beigetragen hat, ist eine Begrenzung auf maximal zehn Teilnehmer sinnvoll.

#3 Es muss nicht immer der Abteilungs- oder Teamleiter sein: Lass die Teams selbst bestimmen, wer vertretend für eine Gruppe an Mitarbeitern einen Meeting-Termin wahrnehmen soll. So wird ein Meeting nicht für eine einzelne Person zur Pflichtübung und es fließen immer wieder andere Sichtweisen und frische Ideen ein.

Planung ist das halbe Meeting

#4 Plane vorab eine Agenda oder Tagesordnung mit festem zeitlichem Rahmen für jedes Thema. Hierbei erkennst du bereits, ob sich überhaupt ein Meeting lohnt. Die Idee, ein Meeting im Wochenturnus zum immer gleichen Termin abzuhalten, ist nicht per se schlecht, doch muss die Notwendigkeit jedes einzelnen Termins hinterfragt werden. Zudem identifizierst du allein durch die Benennung von Themen Unwichtiges.

#5 Klassifiziere die Themen nach dem bewährten Schema I (Information) – E (Entscheidung) – D (Debatte). So weiß jeder Teilnehmende sofort, mit welcher Intention jeder Agenda-Punkt besprochen wird.

#6 Nimm ein festes Time Boxing für jeden einzelnen Punkt auf der Agenda vor. Dann erkennt jeder Teilnehmer, welche Dauer sein Beitrag etwa einnehmen sollte.

#7 Die Agenda müssen vorab alle Teilnehmenden einsehen können. Sollen verschiedene Themen besprochen werden, sollten möglichst alle Teilnehmer zu jedem Aspekt etwas beizutragen haben.

#8 Es ist nicht möglich, eine Sitzung mit Themen zu bestücken, die wirklich für alle Teilnehmer relevant sind? Dann splitte sie in zwei Blöcke und entlasse zu Beginn des zweiten Blocks diejenigen, für die diese Themen nicht relevant sind.

#9 Ein Ende der Sitzung mit dem klassischen „Fragen, Wünsche, Anregungen, Kommentare“-Teil, gerne auch „Sonstiges“ genannt, ist unsinnig und zu streichen. Themenbezogene Anmerkungen finden in der Diskussion eines Themas Platz, alle weiteren Eingaben sollten ein eigenes Forum finden, bevor sie eventuell später in Besprechungsreife vorliegen. Gerade am Ende einer Sitzung führt ein solcher Punkt nur zur Ablenkung von den Ergebnissen und den Kernthemen und zieht das Meeting unnötig in die Länge.

Frische Ideen durch neue Formate

#10 Probiere mit deinem Team doch einmal ein Steh-Meeting aus. Ein Stand-up wirkt dynamischer und nachweislich sind Meetings im Stehen kürzer, produktiver und damit effektiver.

#11 Brich die Wirkung eines Frontal-Unterrichts auf, indem du Themen mit interaktiven Methoden auflockerst. Gerade bei Diskussions-Phasen bieten sich für effiziente Meetings Themen-Cafés, Sitzkreise ohne Konferenztisch, Gruppenarbeiten, Brainstormings oder Entlehnungen agiler Methoden an.

#12 Schweifen die Teilnehmer häufig ab? Dann hilft es, für jede Sitzung einen wechselnden Moderator zu ernennen. Er muss das Meeting leiten und ist für die Dauer der Sitzung für die Einhaltung der Tagesordnung zuständig.

#13 Mut zum Tapetenwechsel! Lassen es Themen, Teilnehmerzahl und Räumlichkeiten zu, wähle wechselnde Orte für das Meeting. Das verringert die Gefahr, vor allem in periodischen Meetings eine monotone Pflichtübung zu sehen.

#14 Externe Mitarbeiter einzubeziehen oder standortübergreifend effektive Meetings abzuhalten ist schwierig. Nutze hierfür Videotelefonie-Tools und sorge für eine gute technische Ausstattung mit Konferenzmikrofonen, sodass alle Anwesenden optimal einbezogen werden können.

Meeting-Effizienz steigern dank Zeitmanagement

#15 Setze einen festen Zeitrahmen für ein Meeting fest. Genauso verbindlich wie der Startzeitpunkt, sollte der Endzeitpunkt sein.

#16 Zu spät kommende Teilnehmer solltest du ebenso wenig dulden wie solche, die mit sinnlosen Monologen jeden zeitlichen Rahmen sprengen. Statt Strafen anzudrohen, bietet sich für solche Mitarbeiter aber beispielsweise eine Moderatorenrolle in der nächsten Sitzung an.

#17 Platziere eine Uhr oder einen Timer gut sichtbar für alle Teilnehmer, um die Zeitwahrnehmung zu schärfen.

#18 Verknappe die Ressource „Zeit“: Setze für jeden Gesprächsbeitrag vorab einen festen zeitlichen Rahmen, damit jeder Beitrag auf das Wesentliche beschränkt bleibt.

#19 Sollen Fragen und Anmerkungen nicht zu Vorträgen werden, gib auch für diese Beiträge einen fixen Zeitrahmen von einigen Sekunden vor.

#20 Visualisiere den Ablauf der Sitzung mit Agenda und Zeitangaben auf einem Whiteboard.