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Dank Corona endlich remote und digital? Onboarding 4.0

Digital Onboarding stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen.
Bild: ©Dzmitry / Adobe Stock

Virtuelles Onboarding beginnt noch vor Arbeitsbeginn

Bewerbungsgespräche via Videocall gehören mittlerweile zu den gängigen Recruiting-Prozessen dazu. Starten Neuzugänge jedoch im Home Office, bringt das viele neue Herausforderungen mit sich – für den Neuzugang und das Führungspersonal. Noch vor dem ersten Tag sollten die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden, damit der Start für beide Parteien reibungslos abläuft.

  • Fakten zum Unternehmen oder zur Agentur, zu Dienstleistungen und Produkten sollten vorab besprochen werden. Auch die Rolle, die das neue Teammitglied einnimmt, sollte klar definiert sein. So weiß es schnell, welche Erwartungen gestellt werden.
  • Technische Bedingungen wie das Vorhandensein eines Laptops oder PCs sollten geklärt sein. Die Frage der Kompatibilität mit relevanter Software und Tools muss ebenfalls vorab beantwortet werden.
  • VPN-Verbindung, Cloud-Zugang, Passwörter und Login-Daten sollten noch vor Arbeitsbeginn eingerichtet sein. Eine genaue Anleitung per PDF hilft den neuen Mitarbeiter:innen dabei.
  • Via Kalender und Projektmanagement-Tool werden folgende und wiederkehrende Termine und erste Aufgaben mit dem Neuzugang geteilt.

So persönlich wie möglich: Vorstellungsrunde per Videogespräch

Geschieht das Onboarding remote, fällt der Gang durch die Agentur und das Kennenlernen des Teams beim gemeinsamen Mittagsessen weg. Umso wichtiger ist es, dass das Vorstellen online in großer Runde stattfindet. Bei einer Videokonferenz kann sich das neue Mitglied direkt persönlich einbringen und die Namen der neuen Kolleg:innen mit den zugehörigen Gesichtern verknüpfen. Um sich schneller ins Team und die eigene Position einzufinden, bietet es sich zudem an, dem Neuzugang eine direkte Ansprechperson zuzuordnen, an die er sich bei eventuellen Fragen wenden kann. Damit wird zudem von Anfang an die kollegiale Zusammenarbeit gefördert.

Regelmäßige Kommunikation ist das A und O

Teil eines Unternehmens oder einer Agentur zu werden, kann aus dem Home Office heraus eine echte Herausforderung darstellen. Im Büro fällt das kurze Nachfragen oder Absprechen leichter. Vor allem in den ersten Wochen sollten Chef:innen oder ausgewiesene Ansprechpartner:innen im Sinne des Digital Onboarding beständig das Gespräch mit den neuen Mitarbeiter:innen suchen. So wird verhindert, dass diese sich überfordert oder unsicher fühlen. Ein kurzes Gespräch am Morgen klärt potenzielle Missverständnisse und stärkt das Zugehörigkeitsgefühl.

Tricky, aber wichtig: Unternehmenskultur remote vermitteln

Verbringen Neulinge Zeit im Büro, schnappen diese die beruflichen und sozialen Normen des Unternehmens meist mühelos auf. Arbeiten alle für sich im Home Office, kann das schnell auf der Strecke bleiben.

Digitales Onboarding bedeutet deshalb auch, dass sich das Team mindestens einmal die Woche in einem Meeting gegenseitig auf den neuesten Stand bringt, vergangene und zukünftige Projekte sowie aktuelle Herausforderungen bespricht.

Dadurch wird deutlich, wie die interne Kommunikation und Arbeitsprozesse ablaufen und welche Werte, Regeln und Grundsätze das Unternehmen und dessen Mitarbeiter:innen vertreten. Gemeinsame Workshops oder virtuelle Treffen nach Feierabend erleichtern das nähere Kennenlernen untereinander und fördern die allgemeine Motivation der Teammitglieder.

Feedback einholen für die Optimierung des virtuellen Onboarding-Prozesses

Viele Unternehmen oder Agenturen haben bereits vor Corona in rein virtuellen Teams zusammengefunden, während andere erst im letzten Jahr Vorteile der Remote Work für sich entdeckt haben. Wer auch in Zukunft dezentrales Arbeiten fördern möchte, sollte die Neuen um Verbesserungsvorschläge, Ideen und Kritik bitten. Zudem lohnt es sich, eine To-do-Liste zu fertigen, welche die Punkte des Onboarding-Prozesses festhält.

Case: Digital Onboarding
So macht es ecx.io – Teil von IBM iX

Wir haben Petra Lindner, Chief People & Talents Officer bei ecx.io – Teil von IBM iX gefragt, welche Erfahrungen sie im letzten Jahr mit Digital Onboarding gemacht hat.

Petra Lindner: Im März dieses Jahres haben wir Einjähriges gefeiert: Ein Jahr Remote Onboarding. Und wer hätte es gedacht? Das Konzept hat sich durchaus bewährt. Mittlerweile haben bei ecx.io – Teil von IBM iX bereits über 100 Kolleg:innen erfolgreich unser virtuelles Onboarding durchlaufen. Nichtsdestotrotz hat es uns im letzten Jahr Mut abverlangt, ein komplett physisches Onboarding-Konzept innerhalb weniger Tage zu digitalisieren.

Durch die Remote-Zusammenarbeit mit unseren Kund:innen wissen wir, dass virtuelle Workshops kräftezehrend sind und kaum Luft zum Verarbeiten der Informationen lassen. Aus zwei vollgepackten Onboarding-Tagen vor Ort wurde also eine Woche mit losgelösten Onboarding-Sessions – zur Unternehmenskommunikation, unseren Kommunikationstools, Kultur und Werten, unseren Technologiepartner:innen und agilem Projektmanagement. Neben der zeitlichen Entzerrung setzen wir auch bei unserem virtuellen Onboarding auf Interaktion und Abwechslung.

Durch die standortübergreifende Zusammenarbeit innerhalb der IBM iX Agenturfamilie können wir auf ein bestehendes Set an digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools zurückgreifen. Tools wie Slack, MURAL oder Webex bilden einen tollen Mix, um auch aus dem Home Office in interaktiven Breakout-Sessions mit den Kolleg:innen in direkten Kontakt zu kommen. Ein Must: während der Sessions die Kamera einschalten. Das macht den Austausch persönlicher und so trifft man später im Büro auch direkt auf bekannte Gesichter. Videos sind auch eine gute und langlebige Ergänzung zu Live Sessions. Für unser virtuelles Onboarding-Konzept hat das ecx.io Leadership im letzten Jahr unser ecx.io Playbook, das normalerweise physisch als Broschüre überreicht wird, als persönliche Videobotschaft aufbereitet.

Alles in allem haben wir festgestellt, dass auch ein Remote Onboarding durchaus praktikabel ist und mit unseren Newbies unter diesen besonderen Umständen sehr gut funktioniert hat.

Uns ist aber auch bewusst, dass die wesentlichen Komponenten einer persönlichen Begrüßung und Office-Tour in unseren IBM iX Studios in Deutschland, Österreich und Kroatien nicht durch ein virtuelles Kennenlernen ersetzt werden können. Mit den Learnings aus dem letzten Jahr wollen wir in Zukunft auf ein neues hybrides Modell setzen, das die Vorteile aus beiden Welten – physisch und remote – miteinander vereint. Auch wenn die Umstellung im letzten Jahr eine große Herausforderung war, hat sie letztendlich dazu beigetragen, unser bisheriges Konzept zu optimieren und flexibler zu gestalten.

Petra Lindner, Chief People & Talents Officer bei ecx.io – part of IBM iX

Seit 2011 ist Petra Lindner Teil des ecx.io Teams und steuert über alle Standorte hinweg unterschiedlichste Themen rund um die Entwicklung der Mitarbeitenden und der Organisation. Motiviert wird sie dabei insbesondere durch den einzigartigen Teamspirit und die Tatsache, dass Agilität tatsächlich gelebt wird und nicht bloß ein Buzz-Word ist. Aktuell beschäftigen sie vor allem die Fragen, wie sich die Mitarbeitenden in der Remote- und Hybrid-Working-Situation fühlen und wie sich die Arbeitswelt in Zukunft gestalten wird. In diesem Kontext gilt es zentrale Learnings aus der Krise in entsprechende Entwicklungsmöglichkeiten und Angebote für die Kolleg:innen zu übersetzen.

Chief People & Talents Officer bei ecx.io, Teil von IBM iX Petra Lindner

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Saskia Spiske
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