Timeboxing: Effizient arbeiten wie Elon Musk

Den Arbeitstag mit Timeboxing strukturieren

Es ist faszinierend: Das Meeting im Kalender ist für eine ganze Stunde angesetzt. Und am Ende wird es auch genau diese Stunde dauern. Ganz egal, ob die 60 Minuten wirklich gebraucht werden oder eigentlich auch 30 ausgereicht hätten. Dieses Prinzip wird als das Parkinsonsches Gesetz beschrieben: „Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit zur Verfügung steht.“

Die Wahrheit in dieser Beobachtung des Briten Cyril Northcote Parkinson ist universell: Wenn ich mir vornehme, diese Story über Timeboxing in drei Stunden zu schreiben, dann werde ich das auch schaffen. Sollte ich mir vier Stunden Zeit nehmen, wird am Ende diese Zeitspanne benötigt, bis der Text fertig ist.

Timeboxing stammt aus der Softwareentwicklung

Vielleicht ist dieses Beispiel besonders geeignet für Menschen, die beruflich mit Kommunikation zu tun haben. Aber auch der Tischler kennt das Phänomen, dass unter Zeitdruck Arbeit wesentlich schneller und nicht zwangsläufig schlechter erbracht wird. Umso mehr Zeit zur Verfügung steht, desto länger dauert es am Ende, bis etwas geschafft ist. Die näher rückende Deadline schärft den Fokus und hebt die Moral. Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Methode, die genau mit diesem Prinzip arbeitet.

Ursprünglich wurde Timeboxing in der Softwareentwicklung erprobt und eingesetzt. Daher ist es auch nicht verwunderlich, dass die Methode vor allem in Tech-Start-ups genutzt wird. Tesla-Chef Elon Musk soll sich nach diesem Prinzip organisieren. Und auch der Microsoft-Gründer Bill Gates arbeitet mit Zeitschachteln. Aber wie funktioniert Timeboxing?

So steigerst du deine Produktivität

Beim Timeboxing bearbeitest du anfallende Aufgaben in Zeitblöcken. Die im Vorfeld definierte Zeit muss ausreichen, um die entsprechende Arbeit zu erfüllen. In dieser Zeitspanne widmest du dich ausschließlich und konsequent der entsprechenden Tätigkeit. Ist die Zeit abgelaufen, kommt das nächste Projekt.

Der große Vorteil dieser Methode besteht darin, dass du deinen Arbeitstag genau strukturierst. Große Aufgaben werden in kleinere To-dos unterteilt und entsprechend bearbeitet. Mit etwas Übung kann Timeboxing optimal an den eigenen Rhythmus angepasst werden. Dafür musst du allerdings dich selbst und die zu erfüllende Aufgabe gut kennen.

Timeboxing: In fünf Schritten zu mehr Effizienz

In der Praxis lässt sich ein ganzer Arbeitstag mit Timeboxing planen. Jede Aufgabe wird in kleine Zeitschachteln verpackt und nacheinander abgearbeitet. Auch deine Pausen kannst du mit der Methode strukturiert in deinen Tagesablauf integrieren. Beispielsweise belohnst du dich mit einer langen Pause, wenn du eine besonders unliebsame Aufgabe erledigt hast. Der Fokus liegt beim Timeboxing auf der Effizienz und nicht unbedingt in der Quantität der zu erledigenden Arbeit.

Grundsätzlich gibt es beim Timeboxing fünf Schritte, um die Aufgaben und die entsprechende Zeit zu definieren:

• Aufgabe klären: Schau dir das große Ganze an und zerlege es dann in kleinere Schritte. Dafür ist es wichtig, das Ziel vor Augen zu haben und zu wissen, welche Zwischenschritte besonders wichtig sind.
• Zeit klären: Sind die Aufgaben klar, muss der Zeitaufwand bestimmt werden. Zeitlicher Druck hilft dir, die Arbeit zügig durchzuführen. Zu knapp sollte das Zeitfenster aber nicht bemessen sein, um keinen Stress auszulösen.
• Ziel klären: Gerade bei größeren Projekten ist nicht immer klar zu sehen, wann eine Aufgabe wirklich erledigt ist. Daher hilft es, bei solchen Aufgaben klare Ziele festzulegen und genau zu definieren, woran erkennbar ist, dass du das Ziel erreicht hast.
• Volle Konzentration: Befindest du dich in einem Zeitfenster? Dann versuche, dich tatsächlich nur dieser einen Aufgabe zu widmen.
• Fazit: Das Projekt ist geschafft und alle Aufgaben sind abgearbeitet. Jetzt lohnt es sich retrospektiv zu bewerten, was gut und was weniger gut funktioniert hat. Nur so kann das Timeboxing auf Dauer immer weiter verfeinert werden.

Für wen ist Timeboxing geeignet – und für wen nicht?

Timeboxing ist natürlich insbesondere für Prozesse und Aufgaben geeignet, die du lange vor dir hergeschoben hast. Aber auch bei großen teamübergreifenden Arbeiten hilft die Zeitmanagement-Methode, die To-dos zu sortieren und zu überblicken. Ob diese Art zu arbeiten für Kreative erfolgsversprechend ist, wird immer wieder diskutiert. Beispielsweise ist es schwer zu definieren, wie lange die Inspirationssuche für neuen Content, Ads und Co. dauern sollte. In jedem Fall hilft die Methode aber dabei, in der Phase der Erstellung den Fokus zu schärfen und die Produktivität zu steigern.

PS: Der Text wurde letzten Endes in einem kürzeren Zeitfenster als eigentlich geplant verfasst. Die Zeit, die ich schneller war, kann ich nun zur Pause nutzen.

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