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Der Profi-Guide für die perfekte Pressemappe: So überzeugst du in der Medienwelt

Für das Erstellen einer wirkungsstarken Pressemappe sind Inhalt und Design ausschlaggebend.
Bild: © Atstock Productions/ AdobeStock
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PR als Baustein der Außenkommunikation

Für Gründer:innen, etablierte Firmen und Großunternehmen ist die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations) neben dem Marketing ein essenzielles Instrument der Außenkommunikation. Im Gegensatz zu Produkt- und Markenkampagnen steht für den Pressekontakt das Unternehmensprofil mitsamt Portfolio und Angeboten im Fokus.

In diesem Leitfaden geben wir dir praktische Tipps dazu, wie du eine aussagekräftige Pressemappe erstellst und attraktiv gestaltest. Denn als Teil der Unternehmenskommunikation ist und bleibt sie unerlässlich. Im Zuge des Digitalisierungsprozesses steht mittlerweile fest: Auch die klassische Pressemappe befindet sich im Wandel. Eine reine Printversion scheint für Unternehmen wie PR-Agenturen gleichermaßen nicht mehr zeitgemäß. Doch auch die Konzentration auf reine Digital- und Online-Medien ist nicht immer zielführend, wie sich in der Praxis des PR-Managements zeigt.

Du solltest dir im Vorfeld Gedanken machen, welche Zielgruppe du in welchem Veranstaltungsrahmen über dein Unternehmen, dein Produkt oder aktuelle Aktivitäten informieren möchtest. Oft bietet sich eine Kombination aus Digital- und Print-Format an.

Mit unserem kostenlosen Profi-Guide „Digital und Print: So erstellst du die perfekte Pressemappe“ wirst du Journalist:innen und PR-Redaktionen überzeugen.

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Unternehmen und Pressemappe: Sei relevant

Für Gründer:innen und Unternehmen jeder Größe stellt die Pressemappe ein wichtiges Kommunikationsmittel im PR-Management dar. Medienvertreter:innen schätzen sie als Informationspool. Sie bauen ihre Artikel auf Pressemitteilungen auf und nutzen die Materialien bei ihrer Recherchearbeit.

Bei der Gestaltung der Pressemappe ist es also wichtig, neben dem eigenen Mitteilungsbedarf als Gründer:in oder Unternehmer:in die Bedürfnisse und Anforderungen der Journalist:innen im Blickfeld zu behalten. Das betrifft zunächst die Praktikabilität. Je weniger Aufwand nötig ist, um die Informationen zu erfassen und aufzuarbeiten, desto wahrscheinlicher findet deine Mappe interessierte Abnehmer:innen. Dazu gehört aber auch die inhaltliche Qualität. Journalist:innen schreiben für ihre eigene Zielgruppe, also muss das Thema für diese relevant sein.

Praktikabel und informativ: Orientiere dich an diesen beiden Grundsätzen. Sie sind das Fundament deiner Pressemappe.

Zudem kann sich eine Presse- oder Unternehmensmappe auch an Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Institutionen oder Investor:innen richten. Sie alle haben verschiedene Interessen und sollten mit unterschiedlichen Materialien bedient werden. Für Gründer:innen, die gerade erst den Markt betreten haben, ist dies besonders wichtig.

Step by Step zur professionellen Pressemappe

Deine Pressemappe soll die richtigen Interessent:innen erreichen. Dazu ist eine gezielte Planung im Vorfeld wichtig, sonst verschwinden deine Materialien in der Versenkung und der gewünschte Medieneffekt bleibt aus.

Der Leitfaden „Digital und Print: So erstellst du die perfekte Pressemappe“ stellt zunächst die wichtigsten Ausgangsfragen vor:

  • Wann ist eine Pressemappe für dein Unternehmen sinnvoll?
  • An welche Zielgruppe richtest du dich?
  • Wo präsentierst du deine Pressemappe?
  • Welche Inhalte sind von Interesse?
  • Digital und Print – wo liegen jeweils die Vorteile?

Weiterhin gibt es zahlreiche Tipps zu verschiedenen Gestaltungstechniken und allen relevanten Inhaltspunkten.

Self-made Project oder PR-Agentur?

Große Firmen geben die PR-Arbeit oftmals in die Hände einer Agentur. Diese organisiert Pressekonferenzen und Events, lädt die Teilnehmer:innen ein, schreibt Pressemitteilungen, gestaltet die Informationsmaterialien und pflegt den Presseverteiler. Insbesondere für Gründer:innen und kleinere Unternehmen stellt sich allerdings die Budgetfrage. Denn mit einem engagierten Mitarbeiter:innenteam lässt sich eine ansprechende Pressemappe ebenso inhouse realisieren.

Auch wenn du eine PR-Agentur für deine Öffentlichkeitsarbeit engagierst: Sei dir im Klaren darüber, welche Informationen deine Pressemappe enthält und mit welchen Mitteln du auf dein Unternehmen, dein Produkt oder deine Dienstleistung aufmerksam machen kannst. Niemand kennt deine Company so gut wie du.

In unserem kostenlosen Leitfaden erhältst du alle wichtigen Tipps und eine Step-by-Step-Anleitung für eine wirkungsvolle Pressemappe.

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Optik, Inhalt und der Aha-Effekt

Vermutlich warst du selbst schon auf Messen oder Events, auf denen sich Unternehmen und Pressevertreter:innen im Minutentakt begegnen, Visitenkarten austauschen und hoffnungsvoll Pressemappen überreichen. Natürlich gibt es Journalist:innen, die gezielt auf ein Unternehmen zugehen, weil sie bereits einen Artikel oder Beitrag zu einem bestimmten Thema eingeplant haben. Das ist jedoch eher selten der Fall.

In der Praxis muss deine Pressemappe die Medienvertreter:innen überzeugen – nicht umgekehrt. Das kann natürlich über eine revolutionäre Produkt- oder Geschäftsidee funktionieren. Oder eine interessante Aufmachung, die Neugier weckt und mehr verspricht. Aufmerksamkeit möchte allerdings jedes Unternehmen erreichen. Deshalb ist es wichtig, in der großen Menge an konkurrierenden Formaten nicht unterzugehen. Mit einem einfachen Daten-Stick in der Hand wirst du das kaum schaffen. Vielmehr geht es darum, wie du deine relevanten digitalen Informationen in ein griffiges Printformat verpackst, das auch noch ins Auge springt.

Im Leitfaden geben wir dir Tipps dazu, wie du das Augenmerk auf dich lenkst:

  • Der passende Look: Das Cover als Eyecatcher?
  • Pressemitteilungen, Bilder, Grafiken: Welche Materialien müssen in die Pressemappe?
  • Digital: Stick, QR-Code oder Download-Link?
  • Pixel, dpi und Schriftgröße: Was ist bei den verschiedenen Formaten zu beachten?
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Kommunikationsmittel Pressemappe: Journalistenkontakt und Medienrelevanz

Hast du erst einmal die elementaren Grundsteine für deine Pressemappe gelegt, kannst du auf diese immer wieder aufbauen:

  • Corporate Design
  • Unternehmenssheet
  • Boilerplate (Firmenbeschreibung)
  • Bilderstock (Außenansicht, Produktionsmittel, Personal)
  • Imagefilm
  • Sticklayout

In diese Basics solltest du ausreichend Zeit und ein gewisses Budget investieren. Haben die Medienvertreter:innen dich erst einmal positiv wahrgenommen, ist ein einheitliches und wiederkehrendes Corporate Design für die Wiedererkennung wichtig. Auf der anderen Seite ist es ratsam, Modifikationen vorzunehmen, wenn deine Pressemappe nicht wie gewünscht performt.

Entscheidend ist der erfolgreiche Erstdialog mit deiner Zielgruppe, denn dieser bildet die Grundvoraussetzung für einen langfristigen Medienkontakt oder eine dauerhafte Geschäftsbeziehung. Haben Journalist:innen Gefallen an deinem Produkt und der Aufarbeitung des Pressematerials gefunden, sind sie bereit, auch auf folgende Pressemitteilungen und das Angebot zum Informationsaustausch zu reagieren. Eine wirkungsstarke Pressemappe ist somit ein zukunftsorientiertes Projekt im Rahmen deines ganzheitlichen PR-Managements.

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