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Digitales Büro statt analoger Zettelwirtschaft

Von einer Digitalisierung deines Büros profitiert dein Unternehmen ebenso wie die Umwelt. Unsere Checkliste zeigt wie!
Bild: Studio Romantic/Adobe Stock

So absurd dieses Problem erscheint: Es forciert vor allem einen kritischen Blick auf den Stand der Digitalisierung in deutschen Büros. Viele Büros werden noch von einer Zettelwirtschaft aus Post-its, Aktenbergen und staubigen Archiven beherrscht. Dies kann zu massiven Komplikationen führen, wie das Beispiel der GKV zeigt.

Wenn du solchen Problemen vorbeugen möchtest, solltest du dein Büro digitalisieren. Dabei gibt es einiges zu beachten: In unserer praktischen Checkliste findest du 5 unerlässliche Prinzipien und Anwendungsbeispiele für deinen Digitalisierungsprozess.

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Problemfelder im Papier-Büro

Ein Büro, das noch maßgeblich auf papierne Unterlagen setzt, kann einige Probleme bereiten. Das geht über den reinen Papiermangel hinaus.

Zum einen ist eine physische Aktenablage im Vergleich zu digitalen Lösungen keine sehr ökonomische Lösung. Die Recherche dauert potenziell deutlich länger und Querverweise können weniger leicht dargestellt werden. Ein digitaler Workflow hingegen verkürzt Wege und Prozesse in deinem Unternehmen.

Zum anderen sind mit der Abhängigkeit von Papier diverse Kosten verbunden. So müssen zum Beispiel Drucker angeschafft, gewartet und mit Tinte und Papier ausgestattet werden. Auch ein physisches Dokumentenarchiv kostet einiges an Platz und Geld. Diese klassischen Kosten werden oftmals gar nicht hinterfragt, sondern als Standard hingenommen.

Lesetipp: Gerade im Personalwesen von Unternehmen finden aktuell wichtige Digitalisierungsprozesse statt. Mehr dazu kannst du in unserer Story nachlesen: Digitalisierung im Personalwesen – immer noch Nachholbedarf?

Grüne Gründe für ein digitales Büro

Durch die Digitalisierung deines Büros sparst du vor allem Unmengen an Papier. Gerade Akten für die staatliche Bürokratie müssen zwar häufig noch in Papierform aufbewahrt werden. Doch zahlreiche unternehmensinterne Dokumente können digital einfacher und schneller bearbeitet werden. Davon profitiert auch die Umwelt. Bei der Papierproduktion wird nämlich viel Wasser, Holz und Energie verbraucht. Daher leistet jedes eingesparte Papier einen Beitrag zum Umweltschutz.

In einem digitalen Büro müssen zudem nicht alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig anwesend sein. Eine funktionierende digitale Infrastruktur ermöglicht Remote Work und Home Office. So entfällt der Arbeitsweg mit dem Auto und man spart neben Zeit auch umweltschädlichen Sprit.

Digitalisierung als Prozess denken

Der Umstieg auf ein papierloses Büro geht nicht von heute auf morgen. Und es gibt auch keinen definierten Endpunkt der Digitalisierung, an dem keine Weiterentwicklung mehr nötig ist. Digitalisierung ist ein andauernder Prozess, der angestoßen und stetig weiterverfolgt werden muss. Wer aus existierenden Erfahrungswerten lernt, kann den Digitalisierungsprozess proaktiv gestalten. Dazu haben wir in einer Checkliste 5 Prinzipien und Praxistipps gesammelt, mit denen dir die Digitalisierung deines Büros gelingt!

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