Agiles Projektmanagement: 5 praktische Tools und Apps im Vergleich

Welche Anforderungen muss ein Tool für agiles Projektmanagement erfüllen?

Agilität gehört längst nicht mehr nur in die Software- und Produktentwicklung, sondern hat sich als abteilungsübergreifende Arbeitskultur etabliert. Der Grundgedanke agilen Projektmanagements ist es, komplexe Prozesse und Workflows in übersichtliche Einheiten zu unterteilen und diese in kleinen Teams iterativ abzuarbeiten. Das soll die Komplexität eines Großprojekts reduzieren, den Planungs- und Kommunikationsaufwand gering und strukturiert halten und die Motivation der Beteiligten durch schnell sichtbare Fortschritte steigern.

Da sowohl die Projektkomplexität und -struktur als auch Workflows in höchstem Maß individuelle und variable Faktoren sind, sollte eine Software oder App entsprechend flexibel skalier- und einstellbar sein. Außerdem muss sie sich an die jeweiligen Bedürfnisse und Workflows anpassen lassen. Nur dann ist sie in der Lage, die zentralen Herausforderungen eines Projekts ideal abzubilden und dein ganzes Team bei deren Bewältigung zu unterstützen. Diese Herausforderungen sind vor allem:

• Kommunikation: Teilen und Zuweisen von Aufgaben, Teilen von Feedback und Aktualisierungen in Echtzeit, Ermöglichung einer Kollaboration an einem Projektabschnitt, ohne weitere Softwarekomponenten zur Bereitstellung von Arbeitsmaterial oder zum Informationsaustausch nutzen zu müssen
• Analyse: Identifizierung von Bottlenecks in Workflows, Engpässen bei der Materialbeschaffung und sonstigen Hindernissen, die während des Projektablaufs auftreten, Leistungsanalyse, Finanzkalkulation in Echtzeit
• Agile Metriken, Analysen und Reporting: Zeiterfassung, Prognosen, Kalkulation von Szenarien, Ausgabe von Fortschrittsberichten, Anzeige des Fortschrittstatus, Qualitätssicherung

Die folgenden fünf bekannten Software-Tools mit zugehörigen Apps bieten einen Einblick, was das gesamte Spektrum der agilen Projektmanagement-Tools zu bieten hat: von einfach bis komplex, von spezialisiert bis variabel für verschiedene Unternehmensbereiche und Anwendungszwecke einsetzbar.

#1 Fokussiert und flexibel: Monday

Das Projektmanagement-Tool Monday basiert auf der Organisation und Darstellung in Listen und Tabellen. Aufgaben werden als sogenannte Pulses in Columns farbenfroh dargestellt und in Groups zusammengefasst. Mehrere Groups befüllen wiederum ein Board. Daten lassen sich als Timeline im Gantt-Diagramm, als Kalender, Diagramme in Charts, als Formular oder als Kanban-Karten anzeigen. Ortsangaben zeigt Monday automatisch als Google-Maps-Markierung an, hinter den Views „Timeline“ und „Calendar“ verbergen sich effektive agile Tools für das Zeitmanagement.

Auch mit Features für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team und teamübergreifend wartet Monday auf. Ein Activity Log und ein Benachrichtigungssystem sorgen dafür, dass alle auf dem neuesten Stand sind. Zudem bietet jeder Pulse einen Diskussionsbereich.

• Stärken: Sämtliche Elemente sind frei konfigurierbar, was Monday zum einen flexibel an jeden Workflow anpassbar und für verschiedene Anwendungszwecke im Projektmanagement unterschiedlicher Unternehmensbereiche anwendbar macht. Entsprechende Templates, beispielsweise für den agilen Sales-Prozess, fürs Recruiting, für die Redaktionsplanung oder für das Office Management sind bereits vorgesehen.
• Schwächen: Das Arbeiten mit Monday kann trotz farbenfroher Gestaltung aufgrund des tabellarischen Aufbaus mitunter ein bisschen monoton erscheinen. In der zugehörigen App ist die Darstellung längerer Pulses noch verbesserungswürdig. Das Erfassen eines gesamten Boards auf einen Blick ist dort nicht möglich.

#2 Scrum und Kanban im Feelgood-Modus: Asana

Bei Asana bleiben in puncto Benutzerführung und Bedienkomfort sowohl in der Desktop-Version als auch in der Mobile App keine Wünsche offen. Der Funktionsumfang der eigentlich umfassenden Projektmanagement-Lösung kommt allerdings doch nicht ganz an manch anderes Tool heran. Festzuhalten ist allerdings zunächst: Ansprechende Gantt-Diagramme für anschauliches wie effektives Zeitmanagement, Visualisierungen als Kanban-Board, Listen von erstaunlicher Tiefe, Tabellen oder farbige Haftnotizen, verschiedene Boards und – nicht zuletzt – motivierende Fabeltiere, die über den Bildschirm huschen: Visuell hat Asana alles zu bieten, was das Herz begehrt.

To-do-Listen, Projektsegmentierung in Abschnitte, die effektive Verwaltung bis hin zu komplexen Kampagnen, Zeitpläne und Kalender bis hin zur Erstellung benutzerdefinierter Felder machen das Tool flexibel auf jeden Workflow anpassbar. Die Bereiche „Inbox“, „Teams“ und „Diskussionen“ halten jeden Nutzer über sämtliche Neuigkeiten und Änderungen auf dem neuesten Stand. Die Basic-Version gibt es kostenfrei.

• Stärken: Sowohl Kanban- als auch Scrum-Elemente kommen in Asana zur Geltung. Dank der Integrierbarkeit von Tableau, Salesforce oder Adobe Creative Cloud ist eine vielseitige Anwendbarkeit der Software für das Projektmanagement verschiedenster Unternehmensbereiche garantiert.
• Schwächen: Einige Details sind nicht in der Tiefe vorhanden, wie sie umfassendere Profi-IT-Projektmanagement-Tools bieten. Beispielsweise sind Filterfunktionen nur eingeschränkt gegeben. Die schlichte Gestaltung des Aufgabenmanagements bringt allerdings den Vorteil mit sich, dass sich sämtliche Nutzer auf die Erfüllung ihrer Aufgaben konzentrieren.

#3 Easy-to-use für jede Teamgröße: Factro

Factro ist eine SaaS-basierte Softwarelösung für agiles Projektmanagement, die trotz großen Funktionsumfangs mit intuitiver Benutzerführung und leichter Bedienbarkeit zu überzeugen weiß. Neben Gantt-Charts und Kanban-Board bietet die Software die Ansichtsoption als Strukturbaum. Auch mehrere Projekte gleichzeitig sind problemlos steuerbar. Einsteiger finden im kostenfreien Basic-Tarif einen willkommenen Anreiz, das funktionsmächtige Tool zumindest einmal auszuprobieren. Der Serverstandort liegt in Deutschland und für die mobile Nutzung steht die passende App bereit.

• Stärken: In den größeren Tarifpaketen ist mit Kanban-Board, Checklisten, Kommentarfunktion, Benachrichtigungsfeed, Leistungserfassung, Controlling, Gantt-Charts, projektübergreifendem Dashboard, Zeitplanung, Zeiterfassung und Kundenverwaltung alles geboten, was sowohl kleine Marketing- oder Sales-Teams als auch IT-Teams in Großunternehmen für ihre Projektverwaltung brauchen.
• Schwächen: Noch ist kein internes Chat-Tool verfügbar, was die Kommunikation mit anderen Teammitgliedern zusätzlich erleichtern könnte. Allerdings hat der Hersteller bereits die baldige Implementierung einer Meeting-Funktion angekündigt.

#4 Der Spezialist für Entwickler: Atlassian Jira

Einer der großen Player und vielgenutztes agiles Projektmanagement-Tool im Bereich Software- und Produktentwicklung ist Atlassian Jira. Die Jira-Software unterstützt sämtliche agilen Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban nebst selbst definierbaren Hybrid-Methoden, liebevoll Scrumban und Kanplan genannt. Hinsichtlich des Funktionsumfangs bietet Jira alles, was du benötigst, um deine individuellen Projekte in einem einzigen agilen Tool abzubilden, zu planen, nachzuverfolgen, zu verwalten und zu vereinfachen.

Jira ist wohl das Software-Tool, das sich mit einfacher Backlog-Verwaltung, Möglichkeiten zur Sprint-Organisation, Burndown-Charts, der Ausgabe von Sprint-Berichten und Epic Burndown einerseits am engsten an Scrum orientiert. Andererseits sind mit Story Cards, Konfiguration von WIP-Grenzen, Swimlanes und Board auch ideale Abbildungen der Kanban-Methodik gegeben.

• Stärken: Atlassian Jira ist perfekt auf die Bedürfnisse agilen Projektmanagements im Bereich Softwareentwicklung zugeschnitten. Beispiel hierfür ist der Release Hub, der Warnungen generiert, wenn Vorgänge mit fehlendem Code, fehlerhaftem Build oder offenen Pull-Anfragen vorliegen. Mit der funktionsmächtigen Mobile App ist das Tool auch im Remote Working optimal einsetzbar.
• Schwächen: Wer nicht im Bereich Produkt- oder Softwareentwicklung tätig ist, wird in dem hochspezialisierten agilen Projektmanagement-Tool Jira keine Ideallösung finden. Für kleinere Teams eignet sich die Software ebenfalls weniger gut, da der enorme Funktionsumfang sich gerade für Anfänger doch sehr zulasten einer intuitiven Bedienbarkeit auswirkt.

#5 Kanban kompakt: Trello

Trello orientiert sich an der agilen Kanban-Methode. Als Nutzer vergibst du Tickets auf flexibel an den eigenen Workflow angepassten Boards, terminierst sie, weist sie einzelnen Bearbeitern oder ganzen Teams zu, bestückst sie mit Informationen, Checklisten und weiteren Arbeitsmaterialien und führst sie per intuitiver Drag-and-Drop-Bedienung Spalte für Spalte durch den selbst definierbaren Prozess.

• Stärken: Trello ist schlank und äußerst flexibel in der Gestaltung von Boards. Die Handhabung ist auch für Einsteiger ein Kinderspiel. Über externe Module ist der Funktionsumfang beträchtlich erweiterbar. Für die Organisation von kleineren Teams bis hin zu ganzen Abteilungen ist es als Tool für agiles Projektmanagement eine echte Empfehlung.
• Schwächen: Auf Zeit- und Kostenerfassung sowie Prozessoptimierung ist Trello nicht ausgelegt. Die Ansicht eines Boards ist immer nur auf ein Projekt bezogen und erlaubt keine projektübergreifende Übersicht. Für die Arbeit an komplexen Produktentwicklungsprozessen in mehreren kleineren Teams eignet es sich daher nicht.