Leitfaden: So vermeidest du „Meeting Fatigue“

Was ist Meeting-Fatigue?

Rund 15 Millionen Menschen gehen allein in Deutschland einer Bürotätigkeit nach. Angesichts der anhaltenden Corona-Pandemie arbeitet ein Großteil bereits seit Wochen beziehungsweise Monaten verstärkt oder sogar ausschließlich im Home Office. Ob via Zoom, Skype, Google Hangouts Meet oder Microsoft Teams – teaminterne Abstimmungen und regelmäßige Meetings verlagern sich ins Netz und bescheren den Anbietern von Videokonferenz-Tools einen wahren Boom. Dabei bleiben die regelmäßigen, virtuellen Besprechungen nicht ohne Auswirkungen. Ein persönliches Gefühl, das viele Angestellte im Home Office teilen, ist, dass sie virtuelle Meetings im Vergleich zu Präsenzbesprechungen als deutlich anstrengender und kräftezehrender empfinden.

Zunehmende Müdigkeit und Erschöpfung durch die intensive Nutzung von Videokonferenz-Systemen: Das Phänomen steht generalisierend für eine wachsende Online-Erschöpfung – als Stressreaktion des Körpers infolge neuer psychologischer Herausforderungen, die mit einer deutlich verstärkten, virtuellen Meeting-Kultur einhergehen, ob via Skype, Slack, Hangouts, Teams oder Zoom. Fatigue kann sich in jedem Fall einstellen.

Was sind die Folgen von Meeting Fatigue für Mitarbeiter und Unternehmen?

Wie sich Meeting Fatigue bemerkbar macht, wie verbreitet das Phänomen ist und wie sich eine intensive Nutzung von Videokonferenz-Systemen auf die psychische und physische Verfassung auswirkt, hat eine Studie der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft in Ludwigshafen unter Büroangestellten im Spätsommer 2020 untersucht. Demnach gaben rund 60 Prozent der Teilnehmenden an, bereits persönliche Erfahrungen mit dem Phänomen gemacht zu haben, von denen wiederum 15 Prozent sogar eine dauerhafte Belastung und Beeinträchtigung durch Meeting Fatigue schilderten.

Einen weiteren Schwerpunkt legte die Studie auf die unmittelbaren und mittelbaren Folgen von Meeting Fatigue. Den Antworten zufolge klagten die Studienteilnehmer vermehrt über

• nachlassende Konzentrationsfähigkeit,
• zunehmende Ungeduld und Gereiztheit,
• fehlende Balance sowie
• Kopf- und Rückenschmerzen.

Des Weiteren berichtete ein Teil der Befragten zusätzlich über Seh- und Schlafstörungen sowie eine zunehmende Fahrigkeit. Für die Unternehmen ergibt sich daraus ein doppeltes Problem. So führen Onlinemüdigkeit und eine nachlassende Konzentration nicht nur zu einer geringeren Produktivität und Qualität der Arbeitsergebnisse im Home Office. Auch die Zusammenarbeit und der Zusammenhalt im Team werden im Zuge des fehlenden persönlichen Kontakts und Austauschs auf eine Belastungsprobe gestellt.

Das Gehirn im Dauerstress – warum Videokonferenzen so schlauchen

Für das Phänomen Meeting Fatigue gibt es gleich eine ganze Reihe an Auslösern und kritischen Faktoren. In der Regel fängt es bereits damit an, dass einige der Teilnehmer bereits bei der Einwahl auf unerwartete Hindernisse stoßen, im Meeting mit technischen Problemen (Internetleitung, Mikrofon, Kamera und dergleichen) kämpfen oder immer wieder aus der Videokonferenz herausfallen. Ärgerlich, stressig und frustrierend ist das nicht nur für die Betroffenen. Auch behindert es massiv den Gesprächsfluss in Webmeetings und zwingt alle anderen Beteiligten dazu, sich immer wieder neu fokussieren zu müssen.

Stichwort Aufmerksamkeit: Videokonferenzen erfordern mentale Höchstleistungen, da sich nonverbale Kommunikationssignale schwerer erkennen lassen und das Gehirn permanent bemüht ist, diese Informationslücken zu schließen. Hinzu kommt der Faktor Ablenkung im Hinblick auf Bewegungen im Sichtfeld, auf die unsere Reflexe geeicht sind und von denen es gerade bei vielen Teilnehmern so einige gibt. Gut nachvollziehbar werden die Anstrengungen für unser Hirn in einem Szenario, das mit mehreren virtuellen Teilnehmern in der Galerieansicht, bei ständig springenden Einstellungen sowie bei ruckelnder Bild- und verzögerter Tonwiedergabe eine kontinuierlich geteilte Aufmerksamkeit erzwingt, die auf Dauer enorm belastet.

Für weitere Ablenkung und zusätzlichen Stress sorgt auch eine erhöhte Selbstaufmerksamkeit durch die eigene Bildeinblendung. Wie sehen mich die anderen? Sitzt mein Outfit und würde es nicht professioneller wirken, wenn ich direkt in die Kamera statt auf den Bildschirm schaue? Vielen fällt es schwer, auf den regelmäßigen Kontrollblick zu verzichten, wodurch sie immer wieder ein Stück weit aus dem Meeting herausgerissen werden.

Hohe mentale Belastung in Webmeetings: Stressfaktor Multitasking

Für ein ständiges Hin- und Herswitchen und eine ungewollte Dauerbelastung sorgt auch die permanente Versuchung des Multitaskings, welcher wir in Videokonferenzen deutlich leichter nachgeben können als in realen Meetings. Hier mal schnell die Termine aufrufen, da eine kurze Nachricht an die Kollegin auf dem zweiten Bildschirm absetzen, dann noch die eingehenden Mails überfliegen – schon hat man dem nächsten Agendapunkt nur mit halbem Ohr zugehört und muss sich wieder neu fokussieren. So reizt uns zwar die vermeintlich höhere Produktivität und treibt uns zum Multitasking, im Hinblick auf die unweigerlich einsetzende Meeting Fatigue und den gemeinsamen Dialog im Meeting ist es allerdings kontraproduktiv.

Praktischer Leitfaden mit wertvollen Tipps für Videokonferenzen

Videokonferenzen und virtuelle Besprechungen werden uns auch nach der Corona-Krise begleiten. Die spannende Frage ist daher, wie sich die unbestreitbaren Vorteile der digitalen Kommunikationstools in einer Art und Weise gemeinsam nutzen lassen, welche die Teilnehmer nicht überfordert und ein möglichst stressarmes und produktives Miteinander in Webmeetings ermöglicht. In unserem kostenlosen Leitfaden zur Durchführung und digitalen Moderation virtueller Meetings findest du daher nicht nur nützliche Tipps für Videokonferenzen, sondern auch wirksame Rezepte, mit denen du deine Meetings produktiv gestaltest und Belastungen gezielt entgegenwirkst.