Hybride Meetings geschickt gestalten – 5 Tipps für die Arbeit in hybriden Teams

Während der Corona-Pandemie mussten sich Unternehmen in aller Welt von jetzt auf gleich mit einer völlig neuen Situation arrangieren: Alle Führungskräfte und Angestellten blieben im Home Office. Das brachte neben dringenden Anpassungen an diese neue IT-Sicherheit in der hybriden Arbeitswelt auch einige strukturelle Herausforderungen in der Teamarbeit mit sich. Schnelle Absprachen zwischen Kaffeeküche und Konferenzraum entfielen, stattdessen fanden nur noch Online-Meetings via Zoom und Co. statt.

Und nun, da viele Menschen wieder häufiger ins Büro fahren, stellt sich direkt die nächste Herausforderung. Denn ein Großteil der Büroarbeiter:innen hat die Arbeit im Home Office zu schätzen gelernt. Die Notwendigkeit hat gezeigt, dass Remote Work möglich ist – und kaum jemand möchte in Zukunft wieder ganz darauf verzichten. Und so wird ein dynamischer Wechsel zwischen Präsenz- und Remote-Arbeit in Zukunft die Normalität sein.

Doch das bringt direkt die nächste Herausforderung mit sich. Wenn hybride Teams teils vor Ort und teils im Home Office arbeiten, braucht es durchdachte Meeting Spaces, die alle gleichwertig zusammenbringen. VR-Konferenzen und Virtual-Reality-Meetings sind noch Zukunftsmusik, also müssen pragmatische Lösungen für Unternehmen jeder Größenordnung her. Sonst besteht die Gefahr, dass hybride Konferenzen zu unstrukturierten Chaosveranstaltungen geraten, Informationen untergehen, Stimmen nicht berücksichtigt werden und Mitarbeitende sich geistig ausklinken.

Damit dir und deinem Team das nicht passiert, geben wir dir 5 Tipps, mit denen deine hybriden Meetings zu inklusiven, aktiven und gewinnbringenden Veranstaltungen werden.

5 clevere Tipps für gelungene hybride Meetings

#1 Gleichwertigkeit durch Online-first

Du kennst es sicher selbst: In manchen lebhaften Gesprächsrunden ist es gar nicht so leicht, mal zu Wort zu kommen. Für Online-Teilnehmer:innen an hybriden Meetings ist es besonders schwer, sich aktiv und homogen in laufende Diskussionen einzuschalten. Sie haben nämlich nicht den Vorteil, sich allein mit ihrer physischen Präsenz, etwa durch Vorneigen, eine kleine Geste, ihre Mimik oder Blickkontakt, bemerkbar zu machen. Mitunter fällt es Remote-Kolleg:innen auch schwer, den richtigen Moment für eine Wortmeldung abzupassen, ohne in das laufende Gespräch vor Ort hineinzureden. So gehen Meinungsäußerungen im schlimmsten Fall unter.

So reduzierst du die Gefahr, dass sie sich nicht zu Wort melden oder in einem Stimmgewirr untergehen. Stattdessen werden sie bereits als Erste in der aktuellen Diskussion gehört.

#2 Geeignetes Equipment bereitstellen

Für so manche Remote-Teilnehmer:innen an hybriden Meetings sieht die Realität vor dem Bildschirm allzu oft so aus: Die Stimme der Meetingleitung scheppert blechern aus den Laptop-Lautsprechern und irgendwo im Hintergrund brummt jemand was Unverständliches.

Kein Wunder, dass Online-Teilnehmer:innen das Gefühl haben können, den hybriden Meetings nicht nur körperlich, sondern auch inhaltlich fern zu sein. Es braucht darum Technik, die alle Beteiligten ab- und hineinholt. Idealerweise fängt eine Raumkamera alle physisch Anwesenden gemeinsam ein. Ein Raummikrofon überträgt Sprache klar und verständlich ins Home Office, zugleich verschaffen clever verteilte Lautsprecher den Online-Sprecher:innen Gehör. Falls es die Räumlichkeiten und das Equipment zulassen, versammelt ein großer Screen die Remote-Mitarbeiter:innen für alle am Konferenztisch gut sicht- und damit ansprechbar. Ist dies nicht möglich, sollten die Personen vor Ort jeweils eigene Laptops vor sich haben.

#3 Kamera läuft!

Hybride Teams dürfen sich nicht davor scheuen, alle online Teilnehmenden zum Einschalten der Webcam zu verpflichten. Schließlich ist das Home Office ein Privileg, und die vor Ort Anwesenden lassen ihre Gesichter auch nicht bequem am Schreibtisch zurück. Sich gegenseitig jederzeit sehen zu können, ist in hybriden Meetings enorm wichtig: Unsere Gestik und Mimik trägt viel zum gegenseitigen Verständnis bei. Obendrein macht es Wortmeldungen deutlich einfacher, denn Personen, die etwas zu sagen haben, müssen manchmal nur kurz den Mund öffnen oder die Hand heben, um für ihren Redewunsch vorzumerken.

#4 Möglichst viel Online-Aktivität

Ein typischer Stolperstein für online Zugeschaltete in hybriden Meetings ist die aktive oder auch nur gedankliche Mitarbeit. Häufig findet sich in Konferenzräumen ein Whiteboard, auf dem mit Stift und Post-its Notizen versammelt werden. Das ist in zweierlei Hinsicht problematisch für die Anwesenden am Monitor. Zum einen sind Aufzeichnungen auf der spiegelnden Oberfläche oft nur zur Hälfte lesbar. Obendrein ist Schrift auf einer Tafel, eingefangen durch eine Webcam und dargestellt auf kleinen Laptop-Monitoren, bisweilen zu klein, um noch gut gelesen werden zu können.

Darum solltest du möglichst viel Aktivität in den Online-Raum verlagern – auch für die physisch Präsenten am Tisch. Komfortable digitale Whiteboard-Lösungen gibt es zuhauf. Sie ermöglichen es allen Teilnehmenden, Notizen zu machen und aktiv mitzuarbeiten. Zudem haben deine Mitarbeiter:innen die erarbeiteten Resultate dadurch sofort abrufbar auf ihrem Rechner, egal wo sie sich befinden.

#5 Raum für Smalltalk lassen

Auch wer zu Hause bleibt, genießt es, ein Teil deines Teams zu sein. Und dieses wertschätzende, kollegiale Gefühl, das aus den vielen kleinen Flur- und Kantinengesprächen deiner Mitarbeiter:innen erwächst, kannst du auch in hybriden Teams vermitteln. Hybride Meetings haben nämlich, ganz so wie klassische Konferenzen, für gewöhnlich gewisse „Aufwärmphasen“: Einige Personen sitzen schon am Konferenztisch und witzeln, andere holen sich noch einen Kaffee und gesellen sich dazu.

Lass also auch deine Kolleg:innen zu Hause daran teilhaben. Öffne den Meetingraum eine Viertelstunde vor dem eigentlichen Start und lass lockeren Austausch zu, wo er sich ergibt. Auch nach Ende der offiziellen Besprechungen musst du keinen harten Cut machen, sondern kannst Raum für anschließenden Smalltalk lassen. Deine Home Office Heroes erleben so einfach mehr von der Stimmung vor Ort und fühlen sich als Teil des Teams. Auch das macht eine elegante Netiquette aus. Obendrein steigert es die Lust darauf, selbst mal wieder ins Büro zu kommen und Team-Atmosphäre zu schnuppern.

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