Deine Zeit rennt: Wie wär’s mit dem Eisenhower-Prinzip?

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip ist – Überraschung! – nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt. Mithilfe einer einfachen Matrix strukturierte und visualisierte er seine Tätigkeiten, um seine Ziele effektiver zu verwirklichen. Dazu kategorisierte er seine Aufgaben anhand der beiden Parameter Wichtigkeit und Dringlichkeit und ordnete diese innerhalb einer Matrix vier Quadranten zu:

• A-Aufgaben: Wichtig und dringend zu erledigen.
• B-Aufgaben: Wichtig, jedoch nicht dringend.
• C-Aufgaben: Nicht wichtig, jedoch dringend.
• D-Aufgaben: Weder wichtig noch dringend.

Bedeutungen der vier Quadranten

Damit die Aufgaben-Priorisierung gelingt, ist deren Einordnung in die entsprechenden Quadranten entscheidend. Dazu musst du zwei Fragen überprüfen:

1. Dringlichkeit: Was geschieht, wenn ich die Aufgabe erst später erledige?
2. Wichtigkeit: Kann die Aufgabe auch von jemand anderem wie z. B. einem Mitarbeiter übernommen werden?

Laut Eisenhower-Prinzip solltest du mit den Aufgaben, die in den jeweiligen Quadranten eingeordnet wurden, wie folgt umgehen:

#1 Aufgaben aus dem A-Quadranten:

Diese Aufgaben haben die höchste Dringlichkeit und sind zugleich diejenigen, die für dich oder dein Unternehmen am wichtigsten erscheinen. Fällt eine solche Aufgabe an, gilt es, schnell zu handeln und diese unverzüglich selbst zu erledigen. Dazu gehören Herausforderungen wie z. B. eine plötzliche Projektkrise, akute Kundenfragen oder eine eilige E-Mail, die es zu versenden gilt.

#2 Aufgaben aus dem B-Quadranten:

Dem B-Quadranten werden wichtige Aufgaben zugeordnet, die langfristig zu erledigen sind, etwa eine Content-Marketing-Strategie zu entwickeln oder eine Social-Media-Kampagne zu planen.

Die Kunst ist dabei, die B-Aufgaben nicht zu lange zu verschieben. Auch wenn diese nicht akut zu erledigen sind, solltest du dir für diese zumindest in naher Zukunft Zeit nehmen.

#3 Aufgaben aus dem C-Quadranten:

C-Aufgaben gehören zu denen, die zeitnah zu erledigen sind. Allerdings ist es bei diesen nicht erforderlich, dass du dich selbst um diese kümmerst. Aufgaben aus dem C-Bereich können also an jemand anderen delegiert werden. Wenn es z. B. um die Nachbestellung von Büromaterialien geht, übernimmt dies das Office-Management.

#4 Aufgaben aus dem D-Quadranten:

Tätigkeiten, die weder wichtig noch dringend sind, können praktisch gleich in den Papierkorb oder zumindest ins Archiv verschoben werden. Dazu gehören beispielsweise lange E-Mail-Ketten, in denen du unnötigerweise im CC stehst. Für diese Art der Aufgaben solltest du keine Zeit verschwenden.

Priorisierung leicht gemacht mit dem Eisenhower-Modell

Ein großer Vorteil der Matrix liegt bereits allein durch ihren Aufbau auf der Hand: Sie liefert ein simples Entscheidungsraster, das leicht verständlich und anwendbar ist. Mit der Einordnung der Aufgaben werden Zeitfresser rasch identifiziert, das Zeitmanagement optimiert und die Effizienz gesteigert. Sind die anstehenden Projekte außerdem erstmal gewichtet, kannst du Mitarbeiter dementsprechend besser einbinden oder entlasten.

Eisenhower-Matrix: Zu einfach gedacht?

Die Eisenhower-Methode zur Verbesserung des Zeitmanagements wird vor allem wegen ihrer Einfachheit gern verwendet. Problematisch ist es jedoch, wenn du eine Aufgabe hinsichtlich ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit falsch einschätzt und dem falschen Quadranten zuordnest. Oft ist es schwer auszumachen, was tatsächlich als wichtig gilt, da wir die Wichtigkeit einer Sache meist subjektiv einschätzen. Was für den einen oberste Priorität hat, ist für den anderen nicht der Rede wert. Deshalb sollte unternehmensintern abgeklärt sein, welche Schwerpunkte zu setzen sind – zum Beispiel mithilfe effizienter Kollaborationtools.

Knifflig kann es auch werden, wenn zu viele Aufgaben in einem einzelnen Unternehmensbereich anfallen. Dann fällt nicht nur deren Einteilung in die Matrix schwer. Es kann obendrein zur Folge haben, dass zu viele der Aufgaben auf einen Einzelnen entfallen. Du solltest also stets Umsicht walten lassen, statt die Matrix nurmehr mechanisch anzuwenden.

Mit cleverer Priorisierung Zeit gewinnen

Zeit effektiv zu planen, gehört für viele zu den größten Herausforderungen des agilen Unternehmensalltags. Durch ihre Simplizität ist die Eisenhower-Matrix eine angenehme Methode, um das eigene Zeitmanagement neu zu gestalten und die gewonnenen Kapazitäten für neue Ideen sowie Projekte – oder einfach zur Regeneration – zu nutzen. Die Simplizität darf nur nicht dazu verleiten, Tasks unbedacht zu kategorisieren oder anderen Mitarbeitern aufzubürden.

Du willst keine spannenden Themen mehr verpassen? Dann abonniere jetzt unseren Content Newsletter und bleibe auf dem Laufenden!