Die besten Kollaborationstools fürs Marketing

In den Marketingabteilungen geht es turbulent zu. Wie am Fließband werden neue Kampagnen geplant, auf eigenen Websites platziert und auf digitalen und sozialen Kanälen gestreut. Um die kleinteilige Markenarbeit zu bewältigen, holen sich Marketer externe Spezialisten zur Seite. Aufgaben werden verteilt. Wer macht was und wann?

Eine knifflige Sache. Gehen bei der Absprache Informationen verloren, kann eine voller Vorfreude gestartete Zusammenarbeit rasch in Frust umschlagen. Marketer und Agenturen nutzen daher immer öfter Workspace Collaboration Tools, die helfen, die Zusammenarbeit zu managen – und darüber effizient voranzutreiben. Während sich Kollegen und externe Dienstleister früher in Meetings zusammenfinden und sich anschließend über E-Mails austauschen mussten, gelingt es über Tools Zeit zu sparen und das Erarbeitete für jeden übersichtlich darzustellen: von der Ideenfindung bis hin zur Projektsteuerung.

Zeit für die Kampagnenplanung sinkt um 16 Prozent

Laut einer Untersuchung des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens IDC helfen Collaboration-Hubs wie Slack dabei, die Zeit zur Planung und Durchführung der Kampagnen um 16 Prozent zu reduzieren und gleichzeitig ihre Anzahl zu steigern – um ganze acht Prozent. Die schnelle Kommunikation in Echtzeit macht´s möglich. Im privaten Bereich hat sich die Erkenntnis längst durchgesetzt: Messenger-Dienste wie Whatsapp erhöhen kurze Abstimmungen – und lösen allmählich das Telefon und auch die E-Mail als Kommunikationsmedium ab.

Von Excel-Tabellen und Versionierungen hält Clemens Pavel daher auch im Business nicht viel. Der Managing Director bei der Frankfurter Strategieberatung Child setzt in der Zusammenarbeit mit seinen Kunden auf Slack sowie auf die Projektmanagement-Software Monday und den Wissensfeed Feedly. “Kommunikation steht bei uns im Zentrum der Zusammenarbeit.” Nur so lassen sich die Komplexität und Verschachtelung der modernen Arbeitswelt bewältigen und die Abläufe beschleunigen. “Wir haben deutlich mehr Kontakt und zielgenaue Gespräche”, sagt Pavel.

Schritt für Schritt: Arbeiten wie ein Bauarbeiter

Das schlägt sich in den Resultaten nieder. Erstens: Weil jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt informiert ist, entfällt die detailreiche Absprache zwischen Abteilungen und Mitarbeitern. Zweitens: Jeder Projektbeteiligte kann zu jeder Zeit Arbeitsstände kommentieren. “So werkeln Teams nicht zu lange im Dunkeln herum und Projektentscheider können unkompliziert Einfluss nehmen”, sagt der Child-Chef. Mit seinen Auftraggebern aus den Unternehmen klärt er zu jedem Wochenbeginn den Projektstatus über Monday und plant die Woche über neue Tasks. “Der Output ist in erster Linie Struktur und in zweiter Linie ein gutes Gefühl, weil man wie ein Bauarbeiter immer deutlich sieht, welche Tasks man abgearbeitet hat.”

Selbst kreative Prozesse steigen durch kurze Absprachen und direktes Feedback. So gehen die modernen Kollaborationstools weit über reine Kommunikationsmittel hinaus. Wie eine Studie der Berater Campana & Schott herausgefunden hat, werden Unternehmer immer innovativer, je stärker die Mitarbeiter Collaboration Tools nutzen. Das lässt sich auch auf die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern übertragen. Was übersichtlich in Boards angeordnet ist, lässt oftmals Zusammenhänge erkennen, die vorher unsichtbar waren, wenn man lediglich darüber spricht. Die Visualisierung der Tools sorgt für eine zweite Ebene: Projekte können mit dem Auge leichter umfasst und memoriert werden. Außerdem können Ergebnisse zu jeder Zeit, egal von wem, immer wieder nachgesehen werden.

Guter Nebeneffekt: Steigende Laune bei den Teams

Für Clemens Meiß, geschäftsführender Gesellschafter der Agentur Get the Point in Köln, bedeuten die Collaboration Tools eine enorme Zeitersparnis. “Weil wir die Reisetätigkeit reduzieren können und es uns sparen, Korrekturen unterschiedlicher Quellen zusammenzuführen”, begründet er. “Zudem gewährleisten diese Tools auch eine höhere Qualität, da Änderungen von allen klar nachvollzogen werden können, weil alle mit den gleichen Dateiversionen arbeiten.” Gemeinsam arbeiten Unternehmen und Agentur damit an den Zielen. Die Laune steigt.

Dazu zieht Meiß folgende Tools heran: WeTransfer zum Datenaustausch, GoogleDrive zur Datenablage, Filestage zur Abstimmung und Korrektur von Pdf-Dateien oder Videos sowie das Telefon- und Videokonferenzen-Tool 3CX. “Alle diese Tools sorgen dafür, dass wir mit unseren Kunden und untereinander auch über weite Entfernung hinweg eng zusammenarbeiten können und jederzeit von überall Zugriff auf die aktuellsten Daten und Dateien haben.” Das steigert die Kreativität von Kampagnen und Marketingmaßnahmen. “Es ist möglich, wesentlich schneller auf Wünsche, Bedürfnisse oder Änderungen einzugehen, Ideen zu generieren und zu integrieren sowie neue kreative Aspekte vorzuschlagen.”

Face-to-Face-Kommunikation bleibt wichtig

Auch wenn die Tools viele Vorteile bescheren – die direkte Kommunikation zwischen Marketern und Agenturmanagern bleibt dennoch die Basis jeder guten Zusammenarbeit. “Die direkte Face-To-Face-Kommunikation mit dem Kunden bietet natürlich noch immer intensiveren Austausch als zum Beispiel via Slack oder Trello”, sagt Philipp Loringhoven, Director Data bei der Digitalagentur Towa aus Voralberg und Wien. Eine Kampagnenidee lässt sich oft besser diskutieren, wenn man gemeinsam mit zwei Bleistiften daran herum zeichnet, findet der Manager. “Der aktive, ja schon interaktive Austausch fehlt manchmal, um einfach noch mehr vom Wissen und der Erfahrung der Kunden profitieren zu können.”

Fazit:

Über die transparente und kurze Kommunikation, die Workspace Collaboration Tools bieten, können dezentrale Marketingteams untereinander sowie mit einzelnen Agenturen effizient zusammenarbeiten. Die Benefits liegen in Zeitersparnis und steigender Kreativität. Zudem fühlen sich Mitarbeiter besser abgeholt, weil sie zu jeder Zeit wissen, in welchem Stadium sich das Projekt befindet. Das steigert nicht nur ihre Laune – sondern auch das Verantwortungsgefühl für ihre Aufgaben. Ein weiteres Plus: Viele der Kollaborationstools sind in ihrer Basisversion meist kostenlos. So lassen sie sich zunächst ausprobieren. Falls sie gefallen und man neue Features testen möchte, lässt sich jederzeit mit einem Klick ein Upgrade vornehmen.