10 Tipps für die Arbeit in dezentralen Teams

Die New-Work-Bewegung, die Vereinbarung von Familie und Beruf und die Diskussion um das Recht auf Homeoffice haben dazu beigetragen, dass bei immer mehr Projekten Personen zusammenarbeiten, die nicht immer zur selben Zeit am selben Ort sind. Sowohl in Unternehmen aller Branchen und Größen als auch in Agenturen ist die Zusammenarbeit mit Freiberuflern, externen Dienstleistern und Teilzeitkräften seit Jahren eher die Regel als die Ausnahme. Gerade bei IT- und Digitalprojekten ist die Zahl der externen Schnittstellen groß. Doch wie gestaltet man diese Zusammenarbeit strukturell optimal, damit keiner von wichtigen Informationen abgeschnitten wird oder unsicher über den aktuellen Stand einer Teilaufgabe ist?

Klar ist, dass es hier keine Allround-Lösung gibt, weil jedes Team und jedes Projekt anders ist. Doch diese zehn Tipps können dir weiterhelfen, wenn du sie an deine Situation anpasst.

1. Konzentriere dich auf das Team:

Gerade zu Beginn eines neuen Projekts findet sich ein Team zusammen. Doch Führung auf Distanz verlangt beiden Seiten mehr ab als in der gewohnten Büroumgebung mit Vollzeitpräsenz. Hinterfrage gerade bei permanent extern arbeitenden Mitarbeitern, ob diese ausreichend informiert und integriert sind (und wenn du der externe Mitarbeiter bist, mache deinerseits klar, wenn dir projektrelevante Ressourcen und Informationen fehlen).

2. Kommuniziere eindeutig und kümmere Dich um eine geregelte Ablage:

Gerade wenn Mitarbeiter nicht immer verfügbar sind, weil du mit freien Dienstleistern oder Teilzeitkräften zusammenarbeitest, sollte jeder wissen, wo bestimmte Informationen zu finden sind und welche Daten wo liegen. Entwickle dazu abteilungsübergreifende Regelungen und halte diese an einem zentralen Ort fest. Auch hierfür kann ein Projektmanagement-Tool gute Dienste leisten, weil es die Vergabe von Tags und Deadlines ermöglicht und so mächtiger ist als eine herkömmliche Ordnerablage oder Baumstruktur auf dem Server.

3. Passe die Meeting-Kultur an Deine Situation an:

Lasse Meetings auch online stattfinden. Tools wie Zoom oder Google Hangouts bieten hierfür technisch eine hervorragende Grundlage. Was viele Unternehmen dabei aber vernachlässigen, ist die Hardware. Bei kleineren Runden reicht eine Telefonspinne aus, in größeren Meetingräumen sollten es mehrere Konferenzmikrofone sein, die auch bei entsprechenden Hintergrundgeräuschen noch ausreichend Trennschärfe zwischen den Stimmen bieten. Ein Smartphone- oder Notebook-Mikro ist dagegen ungeeignet.

4. Ohne ein straffes Projektmanagement geht nichts

Egal ob du auf Asana, Monday, Trello oder Basecamp setzt. Welche Tools sich für welche Team- und Aufgabenstruktur grundsätzlich eignen, liest du hier – und auch der CMO von Asana hat uns im Interview ein paar Tricks verraten, die weiterhelfen. Übertreibe es aber nicht mit Tools, denn Softwarelösungen müssen den tatsächlichen Arbeitsprozessen folgen und sind nicht Mittel zum Zweck. Wenn du im Interesse aller internen und externen Mitarbeiter bestimmte Prozesse über eine Software oder einen Cloud-Service erledigst, stelle sicher, dass die Informationen nicht anderswo (wie bisher!) zusätzlich erfasst werden. Neue Tools erfordern das Loslassen von alten Excel-Tabellen.

5. Agile Strukturen vereinfachen die ortsunabhängige Zusammenarbeit:

Scrum und Kanban eignen sich als agile Methoden hervorragend für orts- und zeitunabhängige Aufgabenverteilung. Sorge dafür, dass die Verantwortlichkeiten und Rollen im Team klar geregelt sind und dass entsprechende Vertretungsregelungen und Fallback-Lösungen existieren. Gerade dem Projektmanager oder Scrum-Master kommt hier eine besondere Rolle zu.

6. Mehr Pull, weniger Push:

Setze in der Kommunikation auf Tools, bei denen sich das Teammitglied Informationen auf aktuellem Stand dann abholen kann, wenn es diese braucht. Nutze insbesondere E-Mails nicht als Chat-Ersatz oder Abstimmungsmedium mit mehr als zwei oder drei Beteiligten. Auch bei der Frage, wen du alles auf Kopie setzt, wirst du sonst stets daneben liegen: Manche Mitarbeiter oder Vorgesetzte wollen über jeden Schritt informiert sein, andere wiederum nicht jede Abstimmung miterleben müssen. Effizienter als die E-Mail-Flut sind Chat-Systeme wie Slack und projektbasierte Tools, die Tasks thematisch sortieren. Aber Achtung: Nur die professionellen Lösungen stellen auch wirklich sicher, dass später nach älteren Nachrichten oder Dateitransfers recherchiert werden kann. Kostenlose Accounts schränken den jeweiligen Workspace schnell ein.

7. Mehr Eigenverantwortung:

Die Freiheit dezentraler Teams bedeutet zugleich auch die Notwendigkeit, im Team zu kommunizieren, was man tut. Denn anders als im Büro bekommt das naturgemäß nicht jeder mit. Es erfordert aber auch die Bereitschaft, bei Unklarheiten nachzufragen. Hierfür solltest du – in den ersten Wochen häufiger, später dann sporadisch – in einem ohnehin stattfindenden Meeting über die Prozesse sprechen und Befindlichkeiten abfragen.

8. Sorge dafür, dass alle Arbeitsressourcen problemlos und performant remote verfügbar sind:

Das Produktions-Tool, das extern nur über den langsamen Server läuft, die Datenbank, deren externer Zugang laufend abbricht, das CRM-System, das deine Mitarbeiter beim Kundentermin nicht durch die Firewall des Kunden erreichen – all das bremst und hemmt die Zusammenarbeit. Investiere daher in Services, die problemlos funktionieren. Denn ansonsten zahlst du mit der Zeit deiner Mitarbeiter – und die ist naturgemäß teurer als eine IT-Ressource.

9. Biete deinem Team Zugriff auf relevante Monitoring-Tools:

Projektstand, Umsatzzahlen, Zugriffszahlen oder andere aktuelle Management-KPIs – all das solltest du extern zugreifbar machen. Das ist nicht nur ein sinnvoller Ansporn, sondern sorgt auch dafür, dass deine Mitarbeiter informiert sind, wenn sie mal nicht im Büro arbeiten.

10. Halte Kontakt zu externen Teammitgliedern:

Ein wichtiger und dennoch informeller Bestandteil im Büroalltag ist das informelle Gespräch in der Teeküche oder am Wasserspender. Für externe Partner oder Dienstleister, die nicht vor Ort sind, fällt sowas weg. Hier kannst du als Unternehmen mehr oder weniger institutionalisiert ein Team-Mittagessen, ein After Work-Event oder eine ähnliche semi-offizielle Einrichtung schaffen, die beispielsweise an einem bestimmten Tag im Monat stattfindet. Ein solches Event eignet sich gut zum Kontakthalten mit der remote-arbeitenden Mutter, dem freien Grafiker oder dem SEO-Mann, den du face to face nur sporadisch triffst.

Fazit: Den Wandel als Chance verstehen

Die Herausforderungen, die eine dezentrale Arbeitsweise an alle Beteiligten stellt, sind hoch – sie reichen von Änderungen in den Prozessen und Tools über die Meetingkultur bis hin zu zwischenmenschlichen Unterschieden. Führungskräfte werden aber in Zukunft gar keine andere Wahl haben als den Wandel der Arbeitswelt als Chance zu begreifen. Immerhin: Nie war die Chance auf Flexibilität und eine gesunde Work-Life-Balance, die den vielen Anforderungen gerecht wird, größer als heute.