Ein gutes Briefing will gelernt sein

“Das haben wir uns aber anders vorgestellt.” Dieser Satz ist wohl der letzte, den ein Dienstleister von einem Auftraggeber als Rückmeldung für die eigene Arbeit hören möchte. Vor allem nicht dann, wenn man der Meinung ist, alle abgesprochenen Angaben berücksichtigt zu haben. Oftmals liegt die Schwierigkeit gar nicht in der Ausführung, sondern schon bei der Kommunikation der Aufgabenstellung. Um dieser Problematik vorzubeugen, sollte dem Briefing eine besondere Beachtung geschenkt werden.

Das Briefing bereitet den Empfänger, ganz wie der Name schon sagt, kurz und präzise auf eine Aufgabenstellung vor. Je nach Projekt, Unternehmen und Dienstleister kann es verschiedene Formen annehmen. Ganz gleich ob als kurze, formlose Mail oder als mehrseitiges und detaillierte Präsentation, der Hauptzweck – den oder die Empfänger möglichst eindeutig an eine Aufgabenstellung heranzuführen – sollte immer im Fokus stehen.

Bewusste Zielsetzung für mehr Effizienz

Bevor ein Briefing des Auftragnehmers erfolgen kann muss sich zunächst einmal der Auftraggeber klar darüber werden, welche Ziele verfolgt und welche Kernbotschaften vermittelt werden sollen. Mit diesem “Selbst-Briefing” steht und fällt der Erfolg der Kampagne. Fünf Fragen bringen die Anforderungen an ein Selbst-Briefing auf den Punkt:

1. Zielsetzung: Was soll mit der Kampagne erreicht werden?
2. Zielgruppe: Wer soll erreicht werden?
3. Herausforderung: Was steht dem Erreichen der Zielsetzung im Weg?
4. Kernbotschaft: Was soll der Zielgruppe primär kommuniziert werden?
5. Kerninhalte: Was muss unbedingt umgesetzt werden?

Die Antworten auf diese Fragen können nicht nur intern für Klarheit sorgen, sondern dienen auch als wesentlicher Bestandteil für das Briefing einer Agentur. Insbesondere bei der letzten Frage ist jedoch Vorsicht geboten, denn ein zu restriktives Briefing kann die Kreativität einschränken. Es gilt einen Mittelweg zwischen klaren Informationen die nicht einschränkend wirken und schwammigen Zielvorgaben zu finden.

Neue Kommunikationsstrukturen fordern verändertes Briefing

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung hat sich das Thema Briefing insbesondere in der Kommunikationsbranche und im Marketing stark gewandelt. Das Auslagern von Dienstleistungen führt zu veränderten Kommunikationsstrukturen, sodass Informationen meist über mehrere Stationen weitergetragen werden müssen. Um bei dieser Weitergabe Missverständnisse zu vermeiden, sollten beim Briefing einige Aspekte beachtet werden.

Im Idealfall bereitet das Briefing alle Beteiligten auf ihre jeweiligen Aufgaben vor und bietet einen Überblick über die verschiedenen Aufgaben innerhalb des Projektes. Es gilt: Auch wenn dem Auftraggeber die Formulierung seiner Anforderungen klar erscheinen, so muss er sich doch immer die Frage stellen, wie eine außenstehende Agentur das Briefing versteht. Alle eventuellen Fragen müssen thematisiert und geklärt werden, um einen reibungslosen Prozess zu ermöglichen. Als Gebriefter sollte man Fragen lieber gleich stellen, das verhindert ein böses Erwachen am Ende.

Worauf bei einem Agenturbriefing besonders geachtet werden sollte und welche Standards einen reibungslosen Ablauf von der Ausgangslage bis hin zu einer erfolgreichen Umsetzung ermöglichen haben wir in einer Checkliste zusammengefasst. Hier kannst du dir den Leitfaden mit unserer Checkliste für das perfekte Briefing herunterladen: