Kostenlose Tools für die Zusammenarbeit während COVID-19
COVID-19 hat sich rasant überall auf der Welt verbreitet und bringt für viele Firmen dramatische wirtschaftliche Folgen mit sich. Für die schnelle Umstellung auf das Home Office müssen daher kostenlose Tools zur Zusammenarbeit her.
Viele Anbieter stellen Tools kostenlos zur Verfügung
Vor alle Start-ups und kleine Unternehmen sehen sich mit großen Schwierigkeiten konfrontiert. Damit die Teamarbeit von Home Office zu Home Office schnell und reibungslos funktioniert, müssen Tools zum Einsatz kommen, die idealerweise keine zusätzlichen Kosten verursachen. Teure Monats- oder sogar Jahres-Abos für Tools kann gerade in dieser Situation niemand gebrauchen. Einige Anbieter haben bereits spontan darauf reagiert und stellen etliche Dienste für unterschiedlich lange Zeitspannen sowie für verschiedene Nutzergruppen online kostenlos zur Verfügung. Im Folgenden erfährst du mehr über diese spezielle Krisen-Angebote – kostenlose Kollaborationstools für dein Home Office!
Microsoft Teams
Arbeitet dein Unternehmen mit Office 365, dann ist Microsoft Teams bereits ohnehin inkludiert und entsprechend aus dem Home Office nutzbar. Wegen der Corona-Pandemie bietet Microsoft seinen Dienst auch Einzelpersonen kostenlos an, die das Programm nicht über den Arbeitsplatz nutzen. Die Premium-Variante ist für den Rest des Jahres 2020 kostenlos.
Google G-Suite
Normalerweise müssen Kunden für die Premium-Features von Google G-Suite bezahlen, dies hat der Anbieter geändert: Aktuell können – voraussichtlich bis zum 1. Juli 2020 – über Hangouts Meet Telefon- und Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern abgehalten werden. Die Meetings können kostenlos aufgezeichnet werden und lassen sich in Google Drive abspeichern. So können alle Teammitglieder aus dem Home Office auch später noch jederzeit auf die besprochenen Inhalte und Beschlüsse zugreifen.
Asana
Asana ist für Teams bis zu 15 Personen in der Basisversion ohnehin kostenlos. Am 17. März 2020 versandte der Anbieter ein Mailing an seine Nutzer, in dem er ein spezielles Angebot ankündigte:
„Wir weiten nun das Programm und seine Vorteile aus und bieten kostenlose Lizenzen für qualifizierte gemeinnützige Organisationen an, deren Arbeit direkt darauf ausgerichtet ist, die Verbreitung von COVID-19 zu stoppen oder Hilfe zu leisten .“
Damit reagiert der Anbieter des Projektmanagement-Tools schnell auf die aktuelle Situation und unterstützt spezielle Organisationen, die einen wertvollen Beitrag im Kampf gegen das Virus leisten.
Discord
Der Chatsoftware-Anbieter Discord bietet ein Gratis-Feature namens Go Live an. Damit können zehn Teammitglieder im Home Office ihren Bildschirm teilen. Damit auch umfangreichere virtuelle Meetings stattfinden können, hat Discord das kostenlose Angebot speziell für größere Teams ein wenig erweitert: Bis zu 50 Kollegen können ihren Bildschirm miteinander teilen.
Lifesize
Gruppengespräche per Video sind momentan so gefragt wie nie – schließlich möchte man sich sehen, während man miteinander spricht. Die visuelle Komponente vereinfacht die Kommunikation und trägt dazu bei, Missverständnisse zu verhindern. Ein weiteres Tool für die Video-Vernetzung im Home Office ist Lifesize. Das Programm beinhaltet ein Premium-Angebot, bei dem sich maximal 25 Teammitglieder über Desktop-App, Mobile App oder Browser zur Videokonferenz treffen können. Das normalerweise kostenpflichtige Angebot bietet Lifesize für das kommende halbe Jahr gratis an.
Tipps für das Arbeiten an verschiedenen Orten
Eine reibungslose Kommunikation ist unverzichtbar, damit alle Prozesse optimal weiterlaufen. Klar ist in Corona-Zeiten aber auch: Nicht nur die technischen Voraussetzungen müssen für ein erfolgreiches Home Office geschaffen sein – es liegt an jedem Mitarbeiter selbst, die Produktivität des gesamten Teams dauerhaft auf dem höchstmöglichen Level zu halten.
Diese Tipps helfen dabei:
- Asana, Teams und Co. vereinfachen das Projektmanagement und die Kommunikation enorm und sparen einen Großteil der Koordinierungs-Zeit. Doch auch die besten Kollaborations-Tools ersetzen nicht die direkte Kommunikation. Sollte es Unklarheiten geben – lieber einmal mehr nachfragen. So werden Missverständnisse vermieden.
- Gleichzeitig denke aber auch daran: Es kann kontraproduktiv sein, den Kollegen alle paar Minuten anzurufen, weil man ihn womöglich aus seinem Workflow herausreißt. Alle Anliegen, die warten können, sollten deshalb warten. Kollegen können untereinander Zeiten vereinbaren, in denen gechattet oder telefoniert wird.
- Sprechen bei Video-Konferenzen alle durcheinander, hat niemand mehr eine Chance, etwas zu verstehen. Bei Online-Konferenzen mit mehreren Teilnehmern sollte es deshalb immer einen Moderator geben. Dieser gibt die Tagesordnungsunkte vor, weist Redezeiten zu und koordiniert das Meeting. Es sollte immer nur eine Person sprechen, alle anderen schalten ihr Mikrofon währenddessen aus. Dies kann übrigens eine sehr wirkungsvolle Übung für – die irgendwann wieder stattfindenden – „Real-Life-Meetings“ sein: den anderen aussprechen lassen, zuhören, geordnet miteinander kommunizieren.
- Wann ist wer eigentlich anwesend und arbeitet? Nicht selten wird ein Kollege in Skype, Slack & Co. als abwesend angezeigt und niemand weiß genau, ob er wirklich gerade frei hat oder einfach nur ungestört arbeiten möchte. Auch hier hilft: Kommunikation. Entweder dem ganzen Team mitteilen, wann man Feierabend macht, oder in einen gemeinsamen Online-Kalender eintragen.
Fazit: Gegenseitiger Support zählt!
In diesen Zeiten heißt es: zusammenhalten. Es gibt umfassende digitale Technik, die es ermöglicht, remote zu arbeiten. Die (kostenlosen) Tools sollten wir mit einer sozialen und flexiblen Arbeitseinstellung nutzen und uns gegenseitig bei der Arbeit unterstützen. Mehr Infos dazu findest du im E-Book „Zusammenarbeit“ zum kostenlosen Download. Gemeinsam werden wir diese Herausforderung meistern!
