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CMS-Ausschreibung: Wie ein RFP-Template dabei hilft

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Die Auswahl an CMS-Anbietern ist groß – die Anzahl der Auswahlkriterien ebenfalls. Gut zu wissen: Die Qualität der Dienstleister bzw. deren Angebote steigt mit der Qualität der Projektausschreibung. Genau hier kommt ein Request for Proposal (RFP) zum Einsatz.

Request for Proposal – was ist das?

Die Auswahl eines neuen CMS erfordert ebenso einen hohen Zeit- und Ressourcenaufwand wie die Implementierung des CMS im Anschluss. Daher ist es wichtig, sich vorher zu vergewissern, dass das richtige Tool für die Anforderungen ausgewählt wird, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen und Probleme zu vermeiden.

Bei den Angeboten der CMS-Anbieter reicht der Preis allein als Kriterium für die Bewertung nicht aus. Häufig gibt es Unterschiede bei Begrifflichkeiten, in der Struktur, beim Aufbau sowie beim Umfang. Das macht einen direkten Vergleich schwierig.

Zur besseren Vergleichbarkeit kann ein RFP-Dokument helfen Anforderungen zu formalisieren und Anbieter zu bewerten.

Solch ein RFP ist in Form eines Fragebogens gestaltet, in dem die wichtigsten Punkte zum neuen CMS abgefragt werden. Das bietet zum einen den großen Vorteil, die Antworten der Top-Anbieter einfach nebeneinandergelegt, vergleichen und bewerten werden können. Zum anderen hilft euch der RFP selbst dabei, zu ergründen, welche Anforderungen ihr überhaupt an das neue CMS stellen möchtet.

Welche Fragen sollte man sich vor dem Ausschreibungsprozess stellen?

Für Unternehmen ist das CMS zu einer der wichtigsten Hebel geworden, ihre Inhalte zu verwalten, reichhaltige Kundenerlebnisse zu schaffen und zu kontrollieren, wie sie Inhalte auf verschiedenen Kanälen und Geräten präsentieren. Um eure grundlegenden Erwartungen an ein CMS sowie Fragen zum Zeitplan und weiteren Details zu klären, solltet ihr zunächst alle wichtigen Interessensgruppen in eurem Unternehmen an einen Tisch holen.

Denn die Geschäftsleitung hat garantiert andere Anforderungen an ein CMS als zum Beispiel die Entwickler*innen, Redakteur*innen oder Designer*innen. Gemeinsam könnt ihr dann Erfolgsindikatoren für die Einführung des CMS, den Projektumfang sowie Zeitplan und Budget festlegen. Wichtige Fragen können sein:

  • Was sind eure Geschäftsziele?
  • Welche Anforderungen habt ihr an die Leistung des neuen CMS, um diese Ziele zu erreichen?
  • Was sind die Schwachstellen des aktuellen CMS?
  • Gibt es technische oder regulatorische Einschränkungen?
  • Gibt es Deadlines, die beachtet werden müssen?

Weitere wichtige Fragen findet ihr im RFP-Template:

Was enthält der RFP?

Auch wenn der exakte Aufbau eines RFP-Dokuments immer vom jeweiligen Unternehmen, der konkreten Aufgabenstellung und den erforderlichen Informationen abhängt, empfiehlt sich eine Grundstruktur mit folgenden Komponenten:

Zusammenfassung des Projekts

Hier könnt ihr eure Ziele und Probleme grundlegend zusammenfassen, damit Anbieter besser verstehen, warum ihr auf der Suche nach einem neuen CMS seid und was es leisten muss, um eure Ziele zu erfüllen. Konzentriert euch dabei besser auf eure Erwartungen an den “Erfolg” des Projekts als auf die eigentliche Lösung. Dies gibt Anbietern die Möglichkeit, einzigartige Lösungen zu entwickeln, die eurem Unternehmen helfen.

Anbieterinformationen

Hier habt ihr die Chance, die Marktkenntnis der Anbieter abzufragen und welche Strategie die Provider mit welchem Fahrplan verfolgen. Dieser Punkt ist wichtig, um herauszufinden, ob das Fachwissen und die „Vision“ des Anbieters mit euren Projektzielen übereinstimmen. Beispielsweise kann hier nach den Wettbewerbsvorteilen des Anbieters gefragt werden.

Auch ist die Frage nach der Zukunftsfähigkeit des CMS sinnvoll, schließlich ist die Wahl eines CMS eine langfristige Verpflichtung und sollte skalierbar sein.

Anforderungen an das Projekt

Dieser Punkt ist der umfangreichste im RFP-Fragebogen. Er umfasst verschiedenste Bereiche, Funktionen und Anforderungen: Rollen- und Rechteverwaltung, Erstellung und Bearbeitung von Content, Mehrsprachigkeit und Lokalisierung, Personalisierung, Barrierefreiheit, SEO, Analytics, Verwaltung von Metadaten und vieles mehr. Zu jeder Anforderung findet ihr in der RFP-Vorlage entsprechende Fragen, die euch und euren potenziellen Anbietern weiterhelfen.

Technische Anforderungen

Technische Anforderungen können sich ebenso auf die Lösung selbst als auch auf begleitende Services des CMS-Anbieters beziehen. Auf welcher Plattform die Lösung aufgebaut ist (Cloud, On-Premise) ist also ebenso wichtig wie die Frage, welche Betriebssysteme erforderlich sind.

Sicherheitsanforderungen

An dieser Stelle sollte überprüft werden, welchen Sicherheitsanforderungen das neue CMS genügt. Hier können in der Branche anerkannte Normen ebenso abgefragt werden wie Konzepte zum Datenschutz oder Identitätsmanagement und Zugangskontrolle.

Der RFP wurde erstellt und verschickt – und nun?

Mit Hilfe des RFP könnt ihr nun die Top-Anbieter nochmal so weit reduzieren, um daraufhin die 2-3 besten Anbieter zum persönlichen (oder remote natürlich) Gespräch einzuladen. In diesem Meeting präsentieren euch die Anbieter dann ihre Strategien und Lösungen im Detail. Dabei können sich die Teams auch schon kennenlernen und natürlich muss zum Abschluss auch der Gewinner gekürt werden.

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