Day One: Vor der digitalen Transformation – und danach

Daten liefern die Basis zum Start in die digitale Ära. Märklin hat seine Produkte mit allen Detail-Informationen auf eine Datenbank gestellt: Kunden und Händler greifen online darauf zu. Damit kam die digitale Transformation ins Rollen, und liegt schon fast 20 Jahre zurück. Heute wird die Kommunikation mit den Händlern über das Extranet noch stärker ausgebaut, der Zugriff auf die Produkte immer mehr erleichtert. Mit den Konsumenten wird auf Social Media gesprochen: Die Facebook-Page hat knapp 49000 Follower. Die Grenzen zwischen Innen und Außen brechen auf.

Darunter sichtbar wird ein Meer an Informationen. Sie werden an vielen Touchpoints für Kunden und Business-Partner serviert: Transparenz für alle ist die Essenz bei der Digitalisierung. Dahin kommt ein Unternehmen nicht über Nacht, und oft nicht aus eigener Kraft. Was es braucht ist ein Umdenken, bei dem alle Mitarbeiter involviert werden. So beschreibt es Wolfgang Henseler. Der Professor an der Universität Pforzheim lehrt visuelle Kommunikation, darauf fußt auch sein Unternehmen Sensory Minds, mit dem er Kunden aus dem Mittelstand bei der digitalen Transformation berät.

Visualisierung ist ein gutes Mittel, das für die neue Unternehmens-Vision sorgt: “Ein Zielbild lässt sich am einfachsten in einem ein- bis zweitägigen Workshop erarbeiten und ist elementar wichtig für die Transformation.” Über den Workshop lernen die Mitarbeiter die Grundlagen kennen, nach denen die Digitalisierung funktioniert. Die individuelle Roadmap soll dann gemeinsam erarbeitet werden. Damit stellt man sicher, dass alle im Unternehmen auf dem gleichen Stand sind und an einem Strang ziehen. Transparenz nach außen setzt Transparenz nach innen voraus.

Vorgelebt und etabliert wird sie zuallererst vom Chef selbst. Visionär soll er sein, und für seine Mitarbeiter greifbar. Dafür muss er sich von klassischen hierarchischen Strukturen trennen – und Raum schaffen für agile Projektstrukturen. Im gemeinsamen Miteinander liegt der Grundstein für die neue Unternehmenskultur. Letztlich geht es bei der Digitalisierung vor allem um eine Veränderung des Denkens. Henseler sieht den ersten Schritt in die Digitalisierung als “persönliches Fitnessprogramm” für Unternehmen und Mitarbeiter. “Fit wird man nur, indem man sich selbst bewegt.” Daraus werden Visionen und Ziele entwickelt – und in konkreten Szenarien umgesetzt.

Diese sind vielfältig und je nach individuellem Bedarf ausgerichtet. Eine große Rolle dabei spielt das Smartphone – als Verknüpfer von Datenpunkten und Informationen. Die Bahn zum Beispiel hat vor einiger Zeit angefangen ihre gut 300.000 Mitarbeiter mit Handys auszustatten. Mehr als ein Drittel haben schon eins. Darauf installiert ist die THOR-App: Darüber können Servicekräfte etwa den Status der Bordbistros und der Zugtoilette dokumentieren. Auch für die Bestandsaufnahme und Wartung der Züge ist nun digitalisiert: Damit können die Mechaniker Ersatzteile nachbestellen. Das händische Aufschreiben und Abtippen von Bestelllisten entfällt. Das beschleunigt die Prozesse – auch zur Zufriedenheit des Kunden.

Ähnlich gedacht hat man bei dm. Die Drogeriemarktkette hat in 25.000 Smartphones investiert – als wichtiger Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategie. Damit soll die Kompetenz der Angestellten im Laden gestärkt werden. Mit direktem Effekt auf den Service für die Kunden. Der Vorteil: über das Handy können Fragen zum Sortiment, zu Inhaltsstoffen oder zum Service in den Märkten sofort beantwortet werden. “Digitalisierung ist mehr als nur Online-Shop”, glaubt dm-Chef Erich Harsch. Sie hat Auswirkungen auf Prozesse, Arbeitsweisen, Arbeitsmittel und die Kommunikation mit Kunden.

Henseler empfiehlt dabei den Einsatz von Tools wie Flipboard, um die Mitarbeiter auf gleichen Informationsstand zu holen – und dabei ihre Neugier und Motivation anzustupsen. Je einfacher die Mittel, desto besser. Die Digitalisierung soll schließlich nicht nur Kopfzerbrechen machen – sondern Spaß: Um spielerisch zum Umdenken zu gelangen, empfiehlt, der Transformations-Experte Lego Serious Play: Legosteine werden mit den Belangen der Geschäftswelt verbunden. In einem Workshop können Teilnehmer mit den Bausteinen Modelle und Metaphern für ihr Business entwerfen und sich mit anderen darüber austauschen. “Das funktioniert eigentlich immer und macht Spaß, den Transformationsprozess zu denken und zu organisieren.”

Nicht alles muss selbst gemacht werden. So hat sich Märklin die Digitalagentur geholt, um Informationen zu bündeln und zu vernetzen. Wichtig dabei: Die Projekte entstehen in enger Zusammenarbeit mit dem Unternehmen. Nach der Aufbauarbeit der Facebook-Page wurde die Kommunikation dann von Märklin übernommen. Schritt für Schritt.

Und so soll es weitergehen. Die Digitalisierung ist ein Prozess, der nie zu Ende ist. Auch für Amazon, der als Disrupter den Weg der Digitalisierung vorangegangen ist – und es weiter tun möchte. Nicht einmal mit rund 600000 Angestellten und einem Unternehmenswert von einer Milliarde Dollar, kann man sich auf seinen Lorbeeren ausruhen. So sagt es Jeff Bezos, Gründer und Chef von Amazon höchstpersönlich: „It´s always day one“.

Fazit:

Der erste Schritt raus aus der Komfortzone, aus dem gemütlichen Trott der gewohnten Abläufe – der ist schwer. Doch irgendwann wird aus dem ersten Schritt eine Gewohnheit. Daher dürfen Unternehmen auch niemals aufhören Trends zu evaluieren und innovativ zu sein. Je öfter sie dies praktizieren, und zwar gemeinsam im Team und als Entität – und dabei ihre Business-Partner und Kunden involvieren – desto natürlicher fühlt es sich an. Der Anstoß kommt selten von allein: Eine gute externe Beratung und Training sorgt dafür Dinge anders zu betrachten und zu tun.